طراحی اتاق کنفرانس در هشت مرحله

در این مقاله قصد داریم به طور کامل و مفصل در مورد ایده طراحی اتاق کنفرانس صحبت کنیم. این محتوا در قالب 8 گام به صورت ساده سازی شده برای شما در این مقاله از مجله اینترنتی فرلی دیزاین نوشته شده است که خواندن آن برای شما قطعا خالی از لطف نخواهد بود. پس اگر به این بحث علاقمند هستید، حتما ما را تا انتهای این مطلب همراهی فرمایید.

برای پیاده سازی ایده طراحی اتاق کنفرانس، در وهله اول باید درک درستی از این فضا داشت. مثلا اینکه اتاق کنفرانس معمولا نست به سالن کنفرانس دارای تفاوت هایی است، از جمله اینکه اتاق کنفرانس دارای فضای محدودتری است. در مرحله بعدی، باید نیاز سنجی کرد و با توجه به تعداد نفراتی که قرار است به طور معمول در جلسات حضور داشته باشند، طراحی میز و صندلی اتاق کنفرانس را انجام داد. در مرحله بعدی، باید نقشه و پلن نهایی اتاق کنفرانس به کارفرما ارائه شود و در صورت تایید، باید به پیاده سازی و اجرای آن پرداخت. همچنین باید در مورد تجهیزات اتاق کنفرانس هم تا حدودی اطلاعات داشته باشید.

پس به صورت مرحله به مرحله با هم جلو خواهیم رفت تا ببینیم که چگونه می‌توان ایده طراحی اتاق کنفرانس را عملیاتی نمود. با ما تا انتهای این مطلب همراه باشید تا از نکات، ترفندها و تجربیات مربوط به طراحی سالن کنفرانس را در اختیار شما قرار دهیم.

اگر قرار است صفر تا صد طراحی اتاق کنفرانس خود را برونسپاری کنید، فرلی دیزاین با بیش از چندین سال تجربه در زمینه طراحی اتاق های کنفرانس داخل شرکت ها و مجموعه، سابقه موفقی را در این میان دارد و می‌توانید برای طراحی، اجرا و تجهیز سالن کنفرانس خود، به فرلی دیزاین اعتماد کنید.

پیاده سازی ایده طراحی اتاق کنفرانس به صورت قدم به قدم

اتاق های کنفرانس معمولا از نظر گنجایش در دسته بندی های زیر قرار می‌گیرند:

• اتاق کنفرانس کوچک برای برگزاری جلساتی که حداکثر 6 نفر یا کمتر در آن حضور دارند.
• اتاق کنفرانس بزرگ برای برگزاری جلساتی که حداقل 7 نفر یا بیشتر در آن حضور خواهند داشت.
• سالن های کنفرانس که برای حدودا بیش از 15 نفر طراحی می‌شود.

در همین ابتدا، این موضوع به باز شدن دید شما برای پیاده سازی ایده طراحی اتاق کنفرانس کمک می‌کند.

معمولا در طراحی دکوراسیون اداری، در نظر گرفتن یک اتاق یا سالن کنفرانس به فراخور نیاز شرکت، الزامی است. برای برگزاری جلسات متعدد میان کارمندان، مدیران و حتی جلسه با حضور مشتریان، الزام وجود چنین فضایی به خوبی احساس می‌شود.

در نظر داشته باشید طراحی داخلی و پلن اولیه، حتما با توجه به ظرفیت موجود در اتاق کنفرانس صورت گیرد تا در این مورد هماهنگی کامل وجود داشته باشد.

گام هایی که برای ایده طراحی اتاق کنفرانس باید طی کنید، شامل موارد زیر خواهد بود:

1- میز و صندلی مناسب برای اتاق کنفرانس در نظر بگیرید.

اولین گام مهمی که باید برای طراحی اتاق کنفرانس برداشت، انتخاب میز و صندلی مناسب است. قبل از تهیه، آنها را به صورت مدلسازی شده در بیاورید و مدل های صندلی و میز کنفرانس را با توجه به سبک طراحی داخلی، انتخاب نمایید و آنها را در محیط جایگذاری کنید. میز و صندلی کنفرانس، به صورت متفاوت از مبلمان اداری موجود طراحی می‌شوند و باید این تمایز بین آنها کاملا مشخص باشد.

معمولا صندلی هایی که برای اتاق کنفرانس در نظر گرفته می‌شوند، بدون چرخ هستند و انعطاف کمتری برای تنظیم به حالت دلخواه برخوردارند. اما جابجا کردن آنها، راحت تر از بقیه صندلی های ثابت است. اما استفاده از صندلی های چرخدار هم بدون مانع است. چیزی که مهمتر از نوع صندلی است، میزان راحتی آن خواهد بود، چون ممکن است در جلسات طولانی، کاربر خسته شود.

حالا نوبت انتخاب میز مناسب برای اتاق کنفرانس است. میز کنفرانس باید سطح کافی برای استفاده عمومی را داشته باشد. میزهایی ساده که بتوان از محیط اطراف آن برای استقرار صندلی ها استفاده نمود.

2- دیزاین دیوارهای اتاق کنفرانس را در پیش بگیرید.

حالا بعد از انتخاب میز و صندلی مناسب برای اتاق کنفرانس، باید فکری به حال دیوارها کرد. دیوارها به خاطر فضای خالی زیادی که دارند، به راحتی جلب توجه می‌کنند. از این رو، باید دیزاین مناسب با سبک دکوراسیون اداری صورت گیرد. همچنین از آنجایی که ممکن است ساعات جلسات طولانی گردد، فضای یکنواخت و غیر جذاب دیوارها و دیزاین کلی محیط، ممکن است خسته کننده شود و به همین دلیل، توصیه اکید داریم که وقت کافی برای طراحی دیوارها بگذارید.

ایده طراحی اتاق کنفرانس برای دیوارها، مثلا می‌تواند نصب تابلوها، عکس ها و یا رنگ آمیزی با القای حس هیجان انگیز داشته باشد. البته، پایه طراحی دیوارها باید سبک دکوراسیونی باشد که برای این فضا و فضای کلی شرکت یا اداره در نظر گرفته شده است.

نصب مانیتور بزرگ هم یکی از ترفندها برای خارج کردن دیوار از سادگی و یکنواختی است. با این کار دو نشان خواهید زد، یکی اینکه به فضای دیوار جلوه خاصی می‌بخشید و دوم اینکه  در صورت ارائه کلیپ یا برگزاری ویدئو کنفرانس، می‌توانید از این مانیتور یا تلویزیون بزرگ استفاده نمایید.

3- اتاق کنفرانس باید آکوستیک باشد.

برای طراحی اتاق کنفرانس، حتما آکوستیک بودن آن را در نظر بگیرید. منظور از فضای آکوستیک، فضایی است که صدای بیرون به آن وارد نشود و از داخل هم هیچ صدایی منتقل نشود. به خاطر اهمیت و سری بودن بسیاری از جلسات، نباید صدایی به بیرون اتاق کنفرانس درز کند، همچنین صداهای بیرونی و مزاحم می‌توانند تمرکز جلسه را به هم بریزند، پس باید تدبیری اندیشید تا از نفوذ صدا به این محیط و خارج آن جلوگیری نمود. بهترین کار این است که یک فضای آکوستیک ایجاد کنید که پیاده سازی آن نیاز به متریال خاصی دارد.

4- فضای آزاد در اتاق کنفرانس در نظر بگیرید.

یکی از توصیه هایی که برای طراحی اتاق کنفرانس وجود دارد، در نظر گرفتن فضای آزاد و باز برای عبور و مرور آسان تر است. همچنین غیر از عبور و مرور و رفت و آمدهای متعدد، کاربران حاضر در جلسه همواره با صندلی خود بازی می‌کنند و ممکن است بخواهند آن را جابجا کنند. این در مواقعی که کنفرانس طولانی خواهد بود، طبیعی است، پس باید فضای کافی در اطراف میز کنفرانس برای این موارد در نظر گرفته شود.

در همین حال، باید در نظر داشته باشید که هر اندازه محیط کنفرانس دارای فضای خلوت تر و بازتری باشد، حس ناراحتی کمتری برای فرد حاضر در اتاق ایجاد می‌کند که در نتیجه، روند جلسات بهتر طی خواهد شد.

5- با نور کافی، فضای اتاق کنفرانس را روشن تر کنید.

باید طراحی اتاق کنفرانس به نحوی انجام شود که نیاز به کمترین نور مصنوعی در روز داشته باشیم تا علاوه بر صرفه جویی، انرژی مثبت خورشید هم بتواند روی افراد حاضر در جلسه تاثیر مثبت داشته باشد. نور طبیعی همیشه حس خوبی را به افراد منتقل می‌کند، علاوه بر اینکه سبب سرحال شدن افراد حاضر در جلسه نیز می‌گردد. نور خورشید، از طرفی فضای اتاق کنفرانس را به فضای پویاتری تبدیل می‌نماید.

وجود نورهای مصنوعی، علاوه بر از دست رفتن سطح انرژی که از نور طبیعی دریافت می‌کند، باعث می‌شود که لذت فرد از حضور در جلسه کمتر شود. همچنین به خاطر عدم نور طبیعی و وجود نور مصنوعی، جسم حالت کسل بودن به خود پیدا می‌کند، اما چشم ها مجبورند بیدار بمانند.

برای افزایش بهره وری جلسات و لذت بخش بودن محیط، حتما ورود نور کافی از طریق پنجره ها را مد نظر داشته باشید. اما میزان این نور باید در کنترل باشد. با نصب پرده های منعطف، حاضران در جلسه تصمیم خواهند گرفت که چه میزان نوری نیاز است تا به فضای اتاق منتقل شود.

6- نورپردازی اتاق کنفرانس باید بهینه باشد.

منظور از بهینه بودن نورپردازی اتاق کنفرانس این است که نباید کمبودی از بابت نور احساس شود و از طرفی اتلاف انرژی صورت بگیرد. می‌توان با بهینه سازی نورپردازی، علاوه بر ایجاد نور کافی برای برگزاری جلسات، تا 70 درصد هم از مصرف انرژی صرفه جویی کرد که این موضوع در دید کارفرما تاثیر بسیار مثبتی خواهد داشت.

7- اتاق کنفرانس با قابلیت های انعطاف پذیر طراحی نمایید.

می‌توانید برای اینکه اتاق کنفرانس را پویاتر و جذاب تر طراحی کنید، از المان هایی استفاده کنید که دارای انعطاف بالاتری هستند. مثلا صندلی های چرخدار استفاده کنید تا به راحتی بتوان آنها را در دکوراسیون جدید جابجا کرد. یا اینکه به جای در نظر گرفتن مانیتورهای دیواری بزرگ، نوع پایه دار آن را طراحی کنید تا بتوان آن را در قسمت های مختلف اتاق کنفرانس استفاده نمود. علاوه بر این دو مورد، می‌توانید از پارتیشن ها برای تنوع و فضاسازی اتاق کنفرانس ایجاد نمایید.

8- از تجهیزات مدرن و به روز در اتاق کنفرانس استفاده کنید.

آخرین گامی که برای پیاده سازی ایده طراحی اتاق کنفرانس باید به شما منتقل کنیم، استفاده از تجهیزات مدرن و به روز برای این محیط است. باید طیف متنوعی از ابزارها، امکانات و قابلیت هایی که می‌تواند سبب آسایش کاربران حاضر در جلسات شود، برای اتاق کنفرانس در نظر گرفت و آنها را پیاده سازی نمود. باکس رومیزی، پرده نمایش های مدرن از نوع سقفی، ویدئو پرژکتورها، VSP ها، میکروفون، سیستم صوتی هوشمند، سیستم های نمایشگر شخصی و عمومی و غیره همگی از فناوری هایی هستند که می‌توان در طراحی اتاق کنفرانس از آنها بهره برد.

با تجهیزات اتاق کنفرانس آشنا شوید!

تجهیزاتی که می‌توان در اتاق کنفرانس مورد استفاده قرار داد را در اینجا به طور خلاصه برای شما بیان خواهیم کرد. البته می‌توانید در مقاله ای که در مورد لیست تجهیزات سالن کنفرانس نوشته ایم، با همه این تجهیزات به صورت کامل آشنا شوید و ریز جزئیات درباره چگونگی تهیه و انتخاب آنها را نیز مطالعه فرمایید.

اما چه تجهیزاتی برای اتاق کنفرانس مورد نیاز هستند؟

• صندلی کنفرانس: صندلی کنفرانس، با صندلی کارمندی متفاوت است. قرار نیست که کارمندان برای مدت طولانی و به طور مستمر از صندلی های اتاق کنفرانس استفاده کنند. بلکه بیشتر در هنگام جلسات استفاده از این صندلی ها رواج خواهد داشت. می‌توان از صندلی های ثابت استفاده کرد که برای اتاق کنفرانس مرسوم است، اما برای انعطاف بیشتر و همچنین تنظیمات در دسترس تر برای کاربر، می‌توانید از صندلی های چرخدار استفاده کنید که قابلیت تنظیم ارتفاع و زاویه نشستن را هم دارند. آرگونومیک بودن را هم در انتخاب نظر بگیرید تا در صورت طولانی شدن جلسات، کاربر کمتر احساس خستگی کند.
• نیمکت ها کنفرانس: می‌توان در اتاق کنفرانس فضاهایی را ایجاد کرد که افراد بتوانند به دور از فضای جلسه روی آن بنشینند. نیمکت های کنفرانسی بهترین گزینه برای این کار محسوب می‌شوند.
• میز کنفرانس: بدون شک یکی از مهمترین انتخاب هایی که در پیش دارید، انتخاب میز کنفرانس است. میز کنفرانس باید در ابعاد کافی تهیه شود، طراحی آن ساده باشد اما سطح کافی برای کاربری حضار را ارائه نماید. همچنین ممکن است برای دیگر افراد به صورت مجزا، میزهای دیگری تهیه شود که این موضوع را هم باید در نظر گرفت. میزهای اتاق کنفرانس می‌توانند به صورت مستطیل، دایره، بیضی و یا U شکل باشند.
• تجهیزات مشارکتی: برای ارتباط افراد در جلسه با یکدیگر، به مجموعه کاملی از انواع تجهیزات مشارکتی مانند ویدئو کنفرانس، نمایشگرها، تخته وایت برد، سیستم های برنامه ریزی، سیستم های صوتی و غیره نیاز خواهد بود.

ایده طراحی فضای خصوصی در اتاق کنفرانس

آیا در اتاق کنفرانس هم به فضای خصوصی نیاز است؟ باید گفت بله، در اتاق های کنفرانس برای انجام برخی از کارهای پشت پرده که قرار نیست کسی از آنها اطلاعی داشته باشد، باید چنین فضایی تعبیه شود. مثلا برای کاربردهایی همچون:

• صحبت های کارمندان شرکت با همدیگر
• آماده سازی پذیرایی برای حاضران و دعوت شدگان به کنفرانس
• مکانی برای دسترسی خصوصی مدیر
• مکانی برای مشورت با افراد خاص

می‌توان این فضای خصوصی را طراحی نمود. معمولا از پارتیشن یا پرده ها برای جداسازی چنین فضایی استفاده می‌شود تا محیط خصوصی مناسب تری برای ارائه خدمات یا آماده سازی افراد شکل گیرد.

ایده هایی برای طراحی اتاق کنفرانس که ذهنتان را باز می‌کند!

در اینجا قصد داریم ایده هایی برای طراحی اتاق کنفرانس به شما منتقل کنیم که قطعا این ایده ها خیلی به دردتان خواهد خورد. حقیقت این است که سبک طراحی و استفاده از اتاق های کنفرانس برای برگزاری جلسات تغییر کرده و به سمت مدرنیته شدن با سرعت بالایی در حرکت است. به همین دلیل، به ایده هایی برای طراحی اتاق کنفرانس مدرن نیاز است. ایده های زیر برای این منظور به شما کمک می‌کند:

ایده اتاق کنفرانس باجه تلفنی

یکی از ایده های جالب برای طراحی اتاق کنفرانس ایده، پیاده سازی اتاق کنفرانس باجه تلفنی است. ایده طراحی اتاق کنفرانس باجه تلفنی ایده ای است که می‌توان به خصوص در شرکت هایی با فضای کوچک پیاده سازی نمود. در برخی از شرکت ها نیازی به طراحی اتاق جلسات با تعداد نفرات بالا نیست، می‌توان فضایی ایجاد کرد که بین دو تا چهار نفر بتوانند جلسات کوچکی با هم داشته باشند. درست عین باجه تلفنی که دو نفر رخ در رخ یکدیگر در حال صحبت با یکدیگر هستند.

ایده اتاق کنفرانس مرکزی

در برخی از شرکت های مدرن که احتمالا در فیلم های آمریکایی بیشتر این موضوع را دیده اید، اتاق های کنفرانس را به صورت شیشه ای و درست در مرکز محیط ادارات طراحی می‌کنند. دسترسی ساده، سریع و عادی از مزیت هایی است که این نوع اتاق کنفرانس برای تمامی پرنسل، مراجعین و مدیران در بر دارد. معمولا چنین اتاق هایی با استفاده از پارتیشن های شیشه ای اما با استفاده از کرکره ها و پرده هایی که قابلیت کور کردن دید از بیرون را دارند، طراحی و پیاده سازی می‌گردند.

ایده اتاق کنفرانس با دسترسی ساده مدیر

در اغلب اوقات، مدیران در جلسات مهم شرکت یا اداره حضور دارند. به همین دلیل، می‌توان یک اتاق کنفرانس با دسترسی ساده و سریع مدیر ایجاد کرد. همجواری اتاق کنفرانس با اتاق مدیر، نکته ای است که در این باب می‌توانید آن را رعایت کنید تا مدیر به راحتی و در مدت زمان کوتاهی، بتواند وارد فضای جلسات شود. حتی گاهی اوقات در صورت مستقل نبودن اتاق کنفرانس، می‌توان دفتر مدیریت را به عنوان مکانی امن برای ایجاد اتاق کنفرانس در نظر گرفت.

اهمیت ویدئو کنفرانس چیست؟ چرا باید در اتاق کنفرانس شرایط ویدئو کنفرانس را در نظر گرفت؟

یک سوال اساسی است که آیا باید شرایط برای برقراری ویدئو کنفرانس فراهم باشد یا خیر؟ باید گفت با وجود نیاز بشر به برگزاری جلسات آنلاین در دوران امروزی، بله، شما باید به عنوان یک طراح، محیط را به گونه ای طراحی نمایید که هر فرد بتواند در ویدئو کنفرانس حضور داشته باشد. استفاده از مانیتورهای عمومی و شخصی، راهکاری است که اغلب برای برگزاری بی عیب و نقص جلسات ویئو کنفرانس در نظر می‌گیرند. همان تکنولوژی ها و فناوری هایی که در بالا به آنها اشاره کردیم را در این قسمت اهمیت داده ایم و شما باید این موارد را حتما برای برقراری تماس های ویدئویی آنلاین، مد نظر داشته باشید.

استفاده از باکس رومیزی و VSP در طراحی اتاق کنفرانس

یکی از قابلیت هایی که می توانید برای هر کاربر روی میز کنفرانس در نظر بگیرید، باکس های رومیزی یا VSP است. این باکس ها می توانند امکانات زیادی را به صورت جمع و جور در اختیار هر کاربر به صورت تکی یا به صورت گروهی قرار دهند. مثلا می‌توان برای میز های کوچک، باکسی به صورت گروهی ایجاد کرد که همه بتوانند به آن دسترسی داشته باشند. این باکس ها که VSP نام دارند، یک ایده برای طراحی اتاق کنفرانس به شیوه مدرن هستند و هنوز آنطور که باید در شرکت ها رواج پیدا نکرده است. اما شما باید به عنوان فردی پیشتاز، این تجهیزات را در اتاق کنفرانس حتما در نظر بگیرید. VSP می‌تواند فضایی برای اتصال به پورت های مختلف مثل نمایشگرها،HDMI، VGA، USB، کابل برق، LAN و غیره ایجاد نماید و بدین طریق، دسترس پذیری همه افراد را به فناوری های به کار رفته در اتاق کنفرانس، ساده سازی نماید.

جمع بندی و سخن پایانی

در این مقاله سعی کردیم به طور کامل در مورد ایده طراحی اتاق کنفرانس صحبت کنیم. مقاله کاملی شد از این نظر که صفر تا صد پیاده سازی یک اتاق کنفرانس شیک، ساده، با دسترسی آسان و در عین حال پیشرفته را در آن گنجاندیم و امیدواریم به اندازه کافی از آن لذت برده باشید.

به طور کلی در نظر داشته باشید که اتاق جلسات یا همان اتاق کنفرانس، باید ماهیت مستقل خود را از دیگر فضاهای اداری حفظ نماید. باید به نحوه قرارگیری المان ها، میزها و همچنین جایگیری افراد در جلسه به صورت کامل دقت شود. شما به عنوان یک طراح باید فضایی جذاب، خارج از یکنواختی، دارای نور طبیعی، جدید و دارای فناوری های ارتباطی برای اتاق کنفرانس در نظر داشته باشید.

برای مشاوه و همچنین پیمانکاری طراحی و اجرای اتاق کنفرانس از صفر تا صد، می توانید روی فرلی دیزاین حساب ویژه باز کنید.