هفت قدم برای طراحی دفتر کار اداری
می‌توانید دفتر کار اداری خودتان و یا کارمندان خودتان را در نهایت سادگی و با قرار دادن چند میز و صندلی و احتمالاً یکی دو دست مبلمان، چند عدد گلدان و اندکی پارتیشن‌بندی تمام کنید. از این ساده‌تر نمی‌شود!! واقعاً دیگر چه نیازی است تا دست‌وپا کنیم و خیلی پرهیاهو به دنبال ایده‌های خلاقانه و حتی مدرن از طراحی دفتر کار اداری باشیم؟!
اما چطور می‌خواهید از یک اتاق با طراحی خشک و جانمایی اجزای بی‌روح برای ایجاد انگیزه و شور و شوق کار استفاده کنید؟ بدون تردید برای داشتن فضای کار پویاتر با حضور کارمندان جدی‌تر و انگیزه کار بهتر به دیزاین دفتر کار اداری نیاز دارید. البته این ماجرا خیلی ساده است و با طی شدن هفت قدم کوچک اما کلیدی تمام می‌شود:
- دکوراسیون با توجه به ابعاد دفتر کار
- استفاده از رنگ‌های مناسب در محیط کار
- تلاش برای ایجاد نظمی ساختاریافته در تمامی فضاهای دفتر کار
- توجه به گردش نور طبیعی در محیط دفتر کار
- خلاقیت برای نورپردازی استاندارد مناسب روشنایی سطح میز کار
- توجه به بهره‌مندی از المان‌های زیبا و هماهنگ در محیط کار
- انتخاب مبلمان مدرن، زیبا و ارگونومیک به تعداد کافی مناسب محیط کار دفتری
در ادامه به تشریح دقیق تری از این 7 نکته طلایی می پردازیم و قصد داریم تا فضاهای خسته کننده دفتری را هر چه جذاب تر سازیم.
1) دکوراسیون با توجه به ابعاد دفتر کار
تجسم کار کردن در دفتری با وسایل شلوغ، درهم‌وبرهم و یا استفاده بی‌مورد از وسایل و محدود کردن فضاها واقعاً دشوار است، چه رسد که بخواهید ساعت‌ها در چنین دفتری کار کنید!! قرار دادن ملزومات اداری مانند میز و صندلی و یا مبلمان و کتاب‌خانه الزامی است، اما آیا لازم است تا آنقدر محیط دفتر را بسته کنید که حتی در رفت‌وآمد خودتان هم دچار مشکل شوید؟
همه ما از محدود بودن دفاتر در ساختمان‌های کوچک آپارتمانی ناراضی هستیم. به هر حال ساختمان‌ها کوچک هستند و گاهاً نمی‌توانند به خوبی پاسخ‌گوی تعداد زیاد کارمندان و یا ملزومات کامل دفتری باشند. اما آیا تا به حال به چیدمان متفاوتی از دکوراسیون دفتر کار اداری فکر کرده‌اید؟ مثلاً آیا آن چیدمان پیش روی شما صرفاً ایده‌آل‌ترین حالت است؟ و یا می‌توانیم با جانمایی دیگری از عناصر محیطی و سعی در اجرای خلاقیت‌ها، ابتکار عمل را دست بگیریم؟
هنر دکوراسیون در ایجاد دفترهای دلباز با جانمایی مناسب عناصر محیطی است. مثلاً گاهی حتی مسیر تردد پرسنل با مشکل همراه است. اما در بسیاری از موارد می‌توان با چیدمان بهتر میزها و پارتیشن‌ها، فضاهای کاملاً بازتری را ایجاد کرد.
2) استفاده از رنگ‌های مناسب در محیط کار
برای ایجاد انگیزه و افزایش هیجان کار به هنر رنگ‌آمیزی نیاز دارید. حتی برای افزایش تمرکز و جلوگیری از حواس‌پرتی کارمندان نیز به هنر رنگ‌آمیزی نیاز دارید. از این‌ها فراتر برای تأثیرگذار بودن در نگاه مشتریان و مراجعین نیز باید از هنر رنگ‌آمیزی استفاده کنید. در یک کلام بازی با رنگ‌ها در سرتاسر محیط اداری شما تأثیرگذار هستند و لازم است تا در طراحی دفتر اداری با جزئیات به تناسب رنگی تمامی عناصر محیط توجه کنید.
البته دفتر کار اداری شما محیط خانگی نیست تا در آن از هر الگوی رنگی استفاده کنید و یا قرار نیست تا برای مراجعین گالری نقاشی باشیم. رنگ‌آمیزی محیط‌های دفتری نظم خاص خودش را دارد که در هارمونی مناسبی از رنگ‌های گرم و روشن و یا رنگ‌های سرد و سایه روشن شکل می‌گیرد. در عین حال همیشه به استفاده از رنگ تأکید توجه کنید. این رنگ تأکید بخش‌های کوچکی از فضا را شامل می‌شود، اما همین حضور کوچک آنها تأثیر عمیقی در سبک دیزاین دفتر کار اداری ایجاد می‌کند.
3) ایجاد نظمی ساختاریافته در محیط دفتر کار
دفاتر شلوغ با وسایل درهم و محیطی آشفته مورد پسند هیچ کسی نیست. در چنین دفتری خیلی زود کلافه می‌شوید و نمی‌توانید جایگاه تأثیرگذاری در نزد مراجعین داشته باشید. در مقابل، همه مجذوب دفاتر با محیط منظم، خلوت و دلباز می‌شوند که در تمامی اجزای آن نظمی ساختار یافته شکل گرفته باشد.
دفتر کار بزرگ یا کوچک، در هر صورت به ایجاد محیطی منظم نیاز دارید. اما منظور از این نظم اداری چیست؟ مثلاً چگونه قرار است دفتر کار اداری را در چیدمان منظم و هدفمند دیزاین کنیم؟
منظور از نظم لزوماً قرار گرفتن هر چیز سر جای خودش نیست، بلکه در مرتبه‌ای بالاتر به ایجاد تعامل با دفتر کار اداری می‌پردازد. مثلاً برای دسترسی مناسب و سریع به ابزارها، اسناد، کتاب‌ها فکر کنید و یا برای پذیرایی مناسب از مراجعین در مکان و فضایی شایسته برنامه داشته باشید و حتی به چگونگی طی شدن ریتم کارهای دفتری بپردازید و سعی کنید تا یک اتوماسیون اداری ایجاد کنید. این همه مفهوم نظم در طراحی دفتر کار اداری است. البته برای اجرای نظم هم به ابزارهای مناسب مانند انواع کمدها، قفسه‌ها، نوع جانمایی میزها و تعریف دسترسی‌ها و روش بایگانی اسناد نیاز دارید.
4) گردش نور طبیعی در محیط کار
هیچ چیز نمی‌تواند به مانند هجوم نور خورشید حسی از شادابی و هیجان را وارد فضاهای خسته‌کننده اداری کند. وقتی میزبان نور خورشید هستید، بی‌اختیار همراه هیجان انوار طلایی خورشید سرشار از انرژی می‌شوید. این موضوع را جدی بگیرید و سعی کنید تا حد ممکن از حداکثر نور طبیعی در دیزاین دفتر کار اداری خود استفاده کنید.
واقعاً چه کسی علاقه دارد تا در محیطی تاریک فعالیت اداری داشته باشد؟ از طرفی آیا علاقه دارید تا در تمام ساعات روز زیر نور مصنوعی چراغ‌ها سپری کنید؟ بیشتر خستگی حین کار به علت فقدان روشنایی کافی است. پذیرای نور طبیعی باشید تا به خوبی در کارمندان خود حسی از هیجان و انگیزه ایجاد کنید. البته در بهره‌مندی از نور طبیعی دست به عصا باشید.
مدیریت نور خورشید اصل کلیدی برای طراحی دفتر کار اداری است. در این‌باره به استعداد دفتر برای بهره‌مندی از نور طبیعی توجه می‌شود. سیر گردش نور بررسی خواهد شد تا به خوبی و با قرار دادن پرده‌های مناسب، حضور نور را مدیریت کنیم. در عین حال نوع فضاسازی‌ها، نحوه پارتیشن بندی‌ها و قرار دادن وسایل در چگونگی بهره‌مندی از نور طبیعی تأثیرگذار هستند.
5) نورپردازی استاندارد میز کار
برای داشتن محیط زیباتر، جذاب‌تر و البته هیجانی‌تر به استفاده از نورپردازی نیاز دارید و می‌توانید از انبوه ایده‌ها و ابزارهای نوین نورپردازی اداری استفاده کنید. اما لحظه‌ای دست نگه دارید! زیرا ما در مورد نورپردازی دفتر کار داری صحبت می‌کنیم و مهمترین نکته قبل از زیبایی، تأمین نور مناسب در سطح میز کار است.
این نورپردازی باید استاندارد و اصولی باشد تا روشنایی کافی برای مطالعه و نوشتن در سطح میز کار را تأمین نماید. در عین حال شدت روشنایی باید در حدی تعیین شود که باعث خستگی در چشم‌ها نشود. خیلی‌ها به سرعت از محیط کار اداری خود خسته می‌شوند و شاید هرگز متوجه نیستند که احتمالاً در محیطی خیلی روشن و یا خیلی تاریک کار می‌کنند.
حالا که از اهمیت نورپردازی استاندارد اطلاع دارید، می‌توانیم به جنبه‌های دیگر مانند زیبایی و فضاسازی در بازی با نورها نیز بپردازیم. هر چند لازم است تا روش نورپردازی به شکلی باشد که باعث ایجاد سایه در فضاهای اداری نشود. در عین حال محیط را از فرمت اداری و رسمی بودن خارج نکند.
6) استفاده از المان‌های زیبا و هماهنگ در محیط کار
برای هر چه زیباتر شدن محیط دفتر کار اداری آماده هستید؟ آیا علاقه دارید که در تماشای جذابیت‌ها از دفتری زیبا و هماهنگ بنشینید؟ و یا دوست دارید که مراجعین و مهمانان خود را در دفتری متفاوت و تحسین برانگیز پذیرایی کنید؟ چرا که نه! همه ما از کار کردن در چنین دفترهایی استقبال می‌کنیم. ولی چگونه می‌توانیم از المان‌های زیبا و هماهنگ در محیط کار استفاده کنیم؟ اصلاً این هماهنگی چیست؟ و چرا باید در محیط اداری حضور داشته باشد؟
هماهنگی هنر ایجاد سبک‌ها در دیزاین دفتر کار اداری است. مثلاً فرض کنید که دفتر کار شما با سبک کلاسیک اداری دیزاین شده است، لذا باید تمامی عناصر محیط در خدمت تکمیل سبک کلاسیک باشند. به این ترتیب نمی‌توانید از مظاهر مینیمال شده و یا انتزاعی در دفتر خود استفاده کنید. از طرفی المان‌های محیطی متنوع هستند. حضور مناسب گیاهان، جانمایی کتابخانه‌ها، نصب پرده‌ها، استفاده از تابلوها و وسایل تزیینی و حتی قرار دادن تقدیرنامه‌ها، مدارک و گواهی‌نامه‌ها همگی از المان‌های تأثیرگذار محیطی محسوب می‌شوند.
7) انتخاب مبلمان مدرن، زیبا و ارگونومیک
گاهی استفاده نادرست از مبلمان اداری محیط کار شما را به فضایی کسل کننده و یا تکراری تبدیل می‌کند. گاهی هم لازم است تا حس و حال بی‌انگیزه کارمندان و یا عدم استقبال مشتریان را در ناراحت بودن مبلمان‌ها جستجو کنیم. از طرفی همین مبلمان اداری که شامل تمامی میز و صندلی‌ها و… می‌شود، مهمترین عنصر تأثیرگذار در دیزاین دفتر کار اداری هستند. حضور مبلمان مناسب مرز بهره‌مندی از دفتر کار ایده‌آل و یا دفتر کار خسته کننده است.
برای تکمیل دیزاین دفتر کار اداری از مبلمان‌های مناسب اداری هماهنگ با سبک دکوراسیون محیط استفاده کنید. مثلاً نباید از مبلمان‌های خیلی شیک با نقش و نگارهای زیاد در دفتر با دیزاین کلاسیک استفاده کنید. در عوض می‌توانید مبلمان‌های ساده در تلفیقی از چرم و چوب را تجربه کنید.
این چالش در دیزاین دفاتر مدرن نیز وجود دارد. در آنجا هم بهتر است چندان در بند مبلمان‌ها با طراحی و یا نمایه انتزاعی نباشید؛ اما به هنر استفاده از مبلمان با طراحی خلاقانه، جسورانه و البته زیبا فکر کنید. از طرفی در هر سبک و روشی و برای هر نوع دفتر کار اداری باید از مبلمان کاملاً ارگونومیک استفاده کنید. مبلمان‌های غیراستاندارد به سرعت باعث خستگی شما و کارمندان شما می‌شوند.
ایده‌هایی خاص برای داشتن دفتر کاری خاص‌تر
آنچه گفتیم، هفت قدم کلیدی از اصول طراحی دفتر اداری بود که قاعدتاً لازم است تا در حین دیزاین هر دفتر مورد توجه قرار بگیرند. اما در کنار این هفت قدم اصولی، برخی ایده‌های خلاقانه و متفاوت نیز مطرح است که بهره‌مندی از آنها محیط کار اداری شما را هر چه جذاب‌تر می‌کند. از قبیل:
-
- از اکسسوری‌های ساده اما جذاب برای دفتر کار اداری خود استفاده کنید.
- فضایی مناسب استراحت خودتان و کارمندان‌تان بیافرینید.
- دفتر کار اداری منعطفی داشته باشید. به شکلی که خیلی ساده بتوانید با چند تغییر کوچک کل دیزاین دفتر را جابه‌جا کنید.
- ایده‌هایی برای ایجاد فضاهای کار اشتراکی داشته باشید. این ایده برای دفاتر کوچک با کارمندان زیاد مناسب است.
- از تکنولوژی‌های مدرن برای تحول در بهرمندی از دفتر کار اداری استفاده کنید.
- برای دیزاین دفتر کار اداری نقطه کانونی ایجاد کنید. حضور نقطه کانونی در جلب نظر مراجعین تأثیرگذار است.
- با هنر استفاده از پارتیشن‌ها برای فضاسازی‌ها و بهره‌مندی مفید از تمامی مساحت دفتر استفاده کنید.
- با استفاده از پارتیشن‌های شیشه‌ای علاوه‌بر فضاسازی، محیط اداری روشن و زیبا بیافرینید.
- دفتر کار اداری خودتان را آکوستیک کنید تا از هجوم صداهای مزاحم در امان باشید.
- تأسیسات دفتر را جدی بگیرید و حتماً وجود یک سیستم تهویه هوشمند و کارآمد را پیش بینی کنید.
- به اندازه اما کاملاً تأثیرگذار در جای جای دفتر از کمد، قفسه و شلف استفاده کنید.
جمع‌بندی
در این مقاله به راهنمایی از اصول طراحی دفتر اداری پرداخته‌ایم و سعی کرده‌ایم تا چندین نکته مهم را کنار هم لیست کنیم. هر چند برای طراحی دفتر کار اداری به تمامی این نکات نیاز دارید؛ اما رعایت همگی آنها در کنار هم بحث چالش برانگیزی است. برای هماهنگ شدن این نکات کنار هم به تفکری جامع از اصول طراحی دکوراسیون اداری نیاز دارید.
هر چند با در نظر گرفتن این نکات قدم به قدم برای داشتن دفتر کار اداری زیباتر، راحت تر و حرفه ای تر آماده می شوید تا از کار کردن در دفتری جذاب و هیجانی لذت ببرید. برای هر نوع برنامه طراحی و اجرا دفتر کار اداری می توانید از خدمات گروه فرلی دیزاین استفاده کنید. ما در فرلی دیزاین همراه با بررسی کامل محیط اداری شما و نگاهی به پتانسیل ها آنجا به همراه سبک فعالیت اداری شما برای طرحی خلاقانه، استاندارد و هدفمند دست به کار می شویم.
