برگزاری جلسات مهم و کنفرانس های راهبردی، بخشی از فعالیت های روزمره شرکت ها و کسب و کارها است. بنابراین، اغلب شرکت ها به یک فضای خوب برای برگزاری جلسات خود نیاز دارند. طراحی سالن کنفرانس، مطابق با فضای شرکت صورت می‌گیرد و هم می‌تواند به صورت مستقل و هم به عنوان بخشی از فضاهای دیگر باشد. اما سالن کنفرانس، برای تکمیل نیاز به یک سری از تجهیزات دارد که در این مقاله میخواهیم به طور کامل در مورد آنها توضیح دهیم و ببینیم که لیست تجهیزات سالن کنفرانس چیست و چگونه باید آنها را تهیه کنیم؟
با ما در این مقاله از مجله اینترنتی فرلی دیزاین همراه باشید، چون قرار است اطلاعات سودمندی را درباره تجهیزات سالن کنفرانس به صورت تخصصی و جامع در اختیار شما قرار دهیم.
برای اینکه بفهمیم در سالن کنفرانس به چه تجهیزاتی نیاز است، ابتدا باید نیازسنجی کنیم. یعنی ویژگی های سالن کنفرانس، جلساتی که در آن برگزار می‌شود، تعداد افرادی که ممکن است حضور داشته باشند و غیره را در نظر بگیریم:
- سالن کنفرانس محلی برای برگزاری جلسات گروهی است که تعداد آن در شرکت ها، معمولا از 15-20 نفر تجاوز نمی‌کند.
- ممکن است در حین جلسات نیاز به پخش فیلم و کلیپ های تصویری باشد.
- در سالن های کنفرانس بزرگ تر، صدا به راحتی منتقل نمی‌شود.
- هر فرد در جایی که نشسته احتمالا به سطح نسبتا گسترده ای برای نوشتن، پذیرایی شدن و غیره نیاز خواهد داشت.
حالا با در نظر گرفتن این مسائل می‌توان با ذهن بازتری برای تهیه لیست تجهیزات سالن کنفرانس اقدام کرد.
شایان ذکر است که فرلی دیزاین، دارای چندین سال تجربه در زمینه تجهیز سالن کنفرانس و همایش بوده که در این راه می‌تواند به شما کمک کند. اگر نمی‌دانید از کجا شروع کنید و کدام وسایل را تهیه کنید، همچنین در تهیه وسایل مشکل دارید، صفر تا صد کار را به فرلی دیزاین بسپارید.
چک لیست تجهیزات سالن کنفرانس به صورت کامل
با عنایت به نکات بالا در مورد ویژگی های سالن کنفرانس که آنها را بیان کردیم، حالا تا حدودی می‌توان فهمید که تجهیزات سالن کنفرانس به صورت عمده در سه دسته زیر قرار می‌گیرند:
- تجهیزات صوتی سالن کنفرانس
- تجهیزات تصویری سالن کنفرانس
- مبلمان سالن کنفرانس
عمده وسایلی که برای تکمیل سالن کنفرانس نیاز است، در سه مورد بالا می‌گنجد.
حالا با هم از لیست وسایل مورد نیاز سالن کنفرانس آگاه خواهیم شد:
1- میز سالن کنفرانس
بیشتر این موضوع باید در طراحی سالن کنفرانس در نظر گرفته شود. یعنی به صورت درست، پیش بینی شود که سالن کنفرانس به چه نوع میز و با چه ابعادی نیاز خواهد داشت. اما چند نکته سوای از طراحی وجود دارد که باید آنها را ذکر کنیم.
اول اینکه میز سالن کنفرانس باید به اندازه کافی فضا برای کاربر داشته باشد. یعنی هر کاربر بتواند در محدوده میز خود، لوازم اداری را در پیش دست خود داشته باشد. همچنین در برخی از جلسات مهم، باید تدارک پذیرایی دیده شود، پس یک محدوده برای فضای پذیرایی هم در نظر گرفته شود.
دوم، طراحی میز سالن کنفرانس نباید فشرده باشد، یعنی چه؟ یعنی یک حاشیه امن برای فاصله گرفتن هر کاربر در میز در نظر گرفته شود. با این کار، میز سالن کنفرانس را از فشردگی خارج می‌کنید و کاربر دیگر احساس تنگی و تراکم بالا را نخواهد داشت.
میزهای سالن کنفرانس می‌توانند به صورت دو لایه هم باشند. یعنی یک لایه داخلی و یک لایه بیرونی. لایه داخلی معمولا برای برگزارکنندگان اصلی جلسه است و لایه بیرونی برای ناظران، مهمانان و خبرنگاران.
همچنین در تهیه میز برای سالن کنفرانس باید دقت نمود که هدف از برگزاری جلسات، معمولا اطلاع رسانی یا شور و مشورت است. به همین دلیل، باید همه افراد نسبت به یکدیگر اشراف کامل داشته باشند.
علاوه بر موارد بالا، باید در نظر داشت که طراحی میز کنفرانس می‌تواند به فرم دایره باشد یا مستطیل که هر دو مورد رایج است. طراحی سالن کنفرانس سازمان ملل، نمونه ای خوب برای ایده گرفتن در طراحی سالن های کنفرانس چند لایه و بزرگ است که توصیه می‌کنیم بار دیگر تصاویر مربوط به این سالن را مشاهده فرمایید.
2- صندلی های سالن کنفرانس
بعد از نهایی شدن میز، باید به سراغ انتخاب صندلی برای میز کنفرانس رفت. توجه داشته باشید، خرید صندلی دقیقا بعد از جایگیری میز کنفرانس اتفاق می‌افتد و شما باید با توجه به استانداردهای این میز صندلی را تهیه کنید. در غیر اینصورت اگر قبل از انتخاب میز به سراغ خرید صندلی بروید، قطعا هزینه قابل توجهی را هدر داده اید. پس خوب صبر کنید، بعد از نصب میز یا حداقل همزمان با ساخت میز، اقدام به ثبت سفارش برای خرید صندلی نمایید.
در انتخاب صندلی ها دقت کنید با توجه به اینکه امکان طولانی شدن جلسات وجود دارد، شما باید نهایت راحتی کاربر را در نظر بگیرید. صندلی های طبی که بر اساس استانداردهای آرگونومیک ساخته شده اند، گزینه خوبی برای سالن کنفرانس خواهند بود.
همچنین در مورد چرخدار بودن یا نبودن صندلی ها هم تصمیم بگیرید. صندلی های ثابت، امکان جابجایی و تجاوز به حریم دیگر کاربران را محدودتر می‌کنند. در عوض صندلی های چرخدار از انعطاف بالاتری در حرکت و تنظیم برخوردار هستند.
سعی کنید رنگ و سبک صندلی ها را مطابق با میز کنفرانس انتخاب کنید. مثلا اگر میز شما چوبی است، انتخاب صندلی های کلاسیک با تم رنگی مشکی، انتخا مناسب تری هستند. میزهای کنفرانس مدرن، صندلی های مدرن را هم می‌طلبند.
3- باندهای صوتی برای سالن کنفرانس
سیستم صوتی سالن کنفرانس باید هوشمندانه طراحی شود و از قبل برای اجرای آن برنامه ریزی گردد. به گونه ای که امکان پخش صدای گوینده و همچنین فایل های صوتی سفارشی ( مثل سرود، قرآن، موزیک و غیره) را در ولوم قابل قبول داشته باشد.
در طراحی سیستم صوتی برای سالن های کنفرانس حداقل چهار باند در 4 گوشه سالن تعبیه می‌شود تا همه کاربران در بالاترین کیفیت و حجم، بتوانند صدا را بشنوند. در سالن های کنفرانس بزرگتر، به فراخور تعداد باندهای پخش کننده صدا نیز افزایش می‌یابد.
4- میکروفون های سالن کنفرانس
چهارمین مورد از لیست تجهیزات سالن کنفرانس، میکروفون هایی است که اغلب آنها را دیده ایم. میکروفون های کوچک و رومیزی که با فشردن یک دکمه و نگه داشتن آن، کاربران می‌توانند صحبت های خود را بیان کنند تا به گوش همه حضار برسد.
در تهیه این میکروفون ها باید چندین نکته در نظر گرفته شود:
- میکروفون ها منعطف باشند، یعنی کاربر بتواند خمیدگی آنها را به راحتی تنظیم کند و آن را روبروی دهان خود قرار دهد.
- میکروفون ها عاری از نویز باشند، یعنی در هنگام صحبت کردن در آنها، صدا با کمترین نویز و خط و خش انتقال یابد.
- کیفیت خوبی داشته باشند، و بتوانند تا سال های سال برای صحبت کردن و برگزاری جلسات متعدد مورد استفاده قرار گیرند.
- مرغوبیت را فدای قیمت نکنید، در تهیه میکروفون مناسب برای سالن کنفرانس، به سراغ برندهای متفرقه برای قیمت ارزان تر نروید. تعمیر این میکروفون ها آزاردهنده است و در صورت تهیه در برندهای نامعتبر و متفرقه، باید زود به زود برای تعمیر میکروفون ها اقدام نمایید.
- کابل میکروفون کوتاه نباشد، کابل اتصال میکروفون ها به سیستم صوتی و همچنین برق را به هیچ عنوان کوتاه نگیرید. هر کاربری که بخواهد این میکروفون ها را جابجا کند، به خاطر کوتاه بودن سیم، همواره درگیری خواهد داشت که این از استانداردهای طراحی سالن کنفرانس می‌کاهد.
برای خرید میکروفون سالن کنفرانس، حتما نکاتی را که گفتیم در نظر داشته باشید.
5- دوربین برای ویدئو کنفرانس
امروزه با پیشرفت تکنولوژی، امکان برگزاری جلسات گروهی از راه دور هم فراهم شده است. بدین صورت که یک گروه از داخل شرکت با شرکت دیگر ویدئو کنفرانس برگزار می‌کنند. از این رو، می‌توان برای هر کاربر یک وب کم یا دوربین در نظر گرفت و آن را به سیستم شبکه مرکزی متصل نمود تا در مواقعی که قرار است ویدئو کنفرانس برگزار شود، کاربران دسترسی آسان به دوربین داشته باشند و نیازی به لپ تاپ یا تلفن همراه نباشد.
6- نمایشگر عمومی بزرگ
نمایشگرهای دیجیتال بزرگ، می‌توانند در فضای کنفرانس به گونه ای که در دید همه باشد، مورد استفاده قرار گیرند. این کار باعث می‌شود افراد به تصاویر، کلیپ ها و فیلم هایی که قرار است پخش شود، به راحتی دسترسی داشته باشند.
احتمالا استفاده از ویدئو وال یک ایده خوب و منطقی به نظر می‌رسد که می‌توان با استفاده از آن، ال ای دی یا نمایشگر را در یک فضای زیبا به تصویر گذاشت.
همچنین در برخی از سالن های کنفرانس از ویدئو پروژکتور یا دیتا پروژکتور استفاده می‌کنند که نیاز به یک سطح مقطع تخت و سفید دارد. عیب این نوع نمایش این است که باید محیط تاریک شود، مگرنه تصاویر به اندازه کافی واضح نخواهند بود. البته پروژکتورهای امروزی تا حد زیادی پیشرفت داشته اند، به گونه ای که برای نمایش تصاویر، نیازی به تاریک شدن فضا نیست.
7- مانیتور کنفرانس
همچنین می‌توان علاوه بر نمایشگرهای بزرگ، به صورت شخصی برای هر کاربر نیز یک مانیتور کوچک تهیه نمود. این ایده خوب است، اما قبل از اینکه اقدام به تهیه آن گردد، باید نیاز سنجی صورت بگیرد. در غیر اینصورت نیازی به هزینه اضافه نیست و با یک نمایشگر عمومی، قضیه حل و فصل می‌شود.
8- پنل VSP کنفرانس
می‌توان از پنل های VSP در میز کنفرانس هم استفاده کرد. در واقع کاربر امکان اتصال به انواع درگاه پورت را از جمله نمایشگر، برق، صوت و غیره خواهد داشت. یک پنل رومیزی که در انواع مختلف وجود دارد و امروزه کاربردهای فراوانی پیدا کرده است. این پنل ها می‌توانند به صورت تکی یا گروهی مورد استفاده قرار گیرند. یعنی هر کاربر دارای VSP اختصاصی به خود باشد، یا به صورت گروهی همه به یک پنل دسترسی داشته باشند. این پنل ها به صورت توکار و روکار قابلیت نصب دارند.
9- تخته وایت برد برای سالن کنفرانس
در بسیاری از جلسات، نیاز به تخته ای است تا فرد در هنگام ارائه صحبت ها یا آموزش های خود بتواند روی آن بنویسد. این تخته ها به صورت دیجیتال و غیر دیجیتال در دسترس هستند. نکته مهم در هنگام کاربرد این وسیله در محیط سالن کنفرانس، در دید عموم بودن آن است. همه افراد حاضر در جلسه باید به تخته وایت برد دسترسی داشته باشند.
می‌توان از تخته وایت بردهای هوشمند استفاده کرد تا کاربر تصویر آن را در مانیتور یا سایر نمایشگرها مشاهده کند.
تخته وایت بردها از نظر جنس دارای تنوع خوبی هستند، اما امروز انواع شیشه ای آن خیلی رواج پیدا کرده است و اکثر شرکت ها، امروزه از این نوع تخته ها تهیه می‌کنند.
10- صندلی مهمانان
آخرین موردی که در موارد محدود به آن نیاز است، صندلی مهمان می‌باشد. صندلی مهمان برای آن دسته از سالن های کنفرانسی است که احتمالا پذیرای مهمانان، ناظران و خبرنگاران خواهد بود. این صندلی ها معمولا در لایه بیرونی مورد استفاده قرار می‌گیرند. در تهیه این مورد، اجباری وجود ندارد، به خصوص برای شرکت هایی که از یک سالن کنفرانس کوچک برخوردارند.
این 10 قلم جنسی که گفتیم، می‌تواند در چک لیست تجهیزات سالن کنفرانس قرار بگیرد و شما به عنوان اجرا کننده، باید تمامی موارد را در نظر داشته باشید.
جمع بندی لیست تجهیزات سالن کنفرانس
ما در این مقاله سعی کردیم به طور کامل لیست تجهیزات سالن کنفرانس را بیان کنیم. آنچه که نیاز است در سالن کنفرانس مورد استفاده قرار گیرد را در اینجا خواهید داشت. بر اساس تجربه چند ساله در تجهیز سالن های کنفرانس و همایش، این اطلاعات را در اختیار شما قرار دادیم.
همانطور که در بالا گفتیم، تهیه تجهیزات سالن کنفرانس برای افراد معمولی دشوار است. فرلی دیزاین، صفر تا صد کار را بر عهده می‌گیرد و می‌تواند در کوتاه ترین زمان ممکن، با بهترین تجهیزات و قیمت مقرون به صرفه، تجهیز سالن کنفرانس شما را تکمیل نماید.
