فضای کار اشتراکی چیست؟
یک اداره با پلان باز را تجسم کنید که در آنجا هر کارمند میز مخصوص خود و یا محدوده کار معین و تعریف شده خودش را دارد. از طرفی حتی برای حضور مراجعین در چنین پلان بازی پیش بینی‌های لازم صورت می‌گیرد. اما کارمندها در اتاق‌های جداگانه محصور نیستند. در چنین محیطی از تمام فضا برای انجام ریتم اداری استفاده می‌شود. به این ترتیب هر کارمند با وجود بهره‌مندی خصوصی شده از محیط کار خود می‌تواند از محیط کار دیگر کارمندان نیز استفاده کند. به چنین الگویی اصطلاحاً فضای کار اشتراکی گفته می‌شود.
در طراحی فضای کار اشتراکی مفهوم اتاق آن‌طور که در طراحی کلاسیک شاهد هستید، وجود ندارد. پارتیشن‌ها همچنان حضور دارند و حتی ممکن است برای هر کارمند و یا هر محیط اداری بخش‌های تفکیک شده در نظر بگیریم. اما در نهایت کارمندها از محیط کار مشترک برخوردار هستند. مثلاً محل پذیرایی از تمامی مراجعین در یک مکان اشتراکی صورت می‌گیرد و یا کارمندان از بخش بایگانی مشترکی برای ثبت اطلاعات و پرونده‌ها استفاده می‌کنند. فضای کار گروهی ایده‌ای است که به علت محدودیت محیط ساختمان‌ها ابداع شده است و حالا به تفکری نوین از ارتقای بهره‌وری فضای کار تبدیل شده است.
اصول طراحی فضای کار اشتراکی
حالا که با ماهیت پلان باز اداری آشنا هستید و می‌توانیم دورنمایی از ایده فضای کار گروهی داشته باشیم، برای طراحی چنین محیطی اقدام می‌کنیم. اما در این‌باره به فراتر از ایجاد ساختمانی بدون دیوار و قرار دادن میزها در کنار هم نیاز داریم. فضای کار اشتراکی لزوماً حذف دیوارها و طراحی پلان باز اداری نیست. حتی می‌توانیم در اداره‌های کلاسیک با طراحی انواع دفاتر مستقل از هم نیز فضای کار اشتراکی را دایر کنیم. در عین حال حتی ممکن است که در بازترین پلان‌ها نیز در این زمینه ناتوان باشیم. منظور از فضای کار اشتراکی استفاده گروهی کارمندان از محیط اداری، امکانات، خدمات و تجهیزات اداره است. برای این منظور 12 اصل کلیدی زیر را در نظر بگیرید:
1. فضای شخصی در کار گروهی ایجاد کنید.
2. محوطه‌های مشترک ایجاد کنید.
3. امکان دسترسی به اینترنت در تمام محیط اداری فراهم کنید.
4. یک محیط صمیمی با احساس زندگی دایر کنید.
5. در انتخاب ابعاد مناسب محیط کار اشتراکی دقت کنید.
6. از مبلمان و صندلی‌های مناسب محیط استفاده کنید.
7. به نورپردازی مناسب خصوصاً نور کافی سطح میز کار توجه کنید.
8. برای نیاز تمامی کارمندان برنامه داشته باشید.
9. برای ایجاد اتاق‌های مستقل خصوصاً اتاق جلسات اقدام کنید.
10. محیطی انعطاف‌پذیر را طراحی کنید.
11. برای چگونگی استفاده از تجهیزات و امکانات اشتراکی برنامه ریزی کنید.
12. برای مدیریت دسترسی‌ها در فضا ایده داشته باشید.
در ادامه با جزئیات بیشتری از این اصول 12 گانه برای اینجاد محیط کار اشتراکی صحبت می کنیم.
1. فضای کار شخصی در کار گروهی ایجاد کنید
صرفاً به دلیل طراحی فضای کار اشتراکی نباید از اهمیت ایجاد فضاهای شخصی غافل شوید. دقت کنید که منظور از کار اشتراکی بهره‌مندی مفید کارمندان از امکانات و فضاهای اداری است؛ اما قرار نیست تا کارمندان اداری بی‌برنامه در میز کار خود حاضر شوند. هر کارمندی به حداقل محدوده‌ای در اطراف میز کار خود برای قرار گیری وسایل شخصی و حتی وسایل کار خود نیاز دارد. این محدوده در اختیار آن کارمند است و می‌توانید با تکنیک‌هایی ساده مثلاً پارتیشن بندی و یا جدا کردن میزها از یکدیگر چنین محیط مستقلی را دایر کنید. در این ایده هر کارمند لزوماً اتاق جداگانه ندارد؛ اما می‌توانید از فضای ایجاد شده میان پارتیشن‌ها برای نیازهای شخصی خود برنامه ریزی کنید. کارمندها همیشه از هر فضایی هر چند کوچک اما شخصی شده استقبال می‌کنند.
2. محوطه‌های مشترک ایجاد کنید
همه اداره‌ها دارای راهرو، سالن انتظار، سرویس بهداشتی و یا مکانی برای استراحت کارمندان هستند. اما منظور از محوطه‌های مشترک چیزی بسیار فراتر از راهروها است. در واقع به ایجاد محوطه‌ای مشترک برای تکمیل پروسه کار گروهی فکر کنید. مثلاً برای مکانی بزرگ و مرکزی از محیط اداری برای خلق محیطی با دسترسی ساده تمامی کارمندان طراحی کنید. این مکان می‌تواند دارای مبلمان راحتی و یا میزهای کار گروهی باشد. به هر حال مکانی مرکزی با دسترسی به تمامی فضاهای اداری است که حالا کارمندان می‌توانند از آنجا برای تداوم کارها، ارتباط میان یکدیگر، ارتباط با مراجعین استفاده کنند. چنین مکانی باعث می‌شود تا کارمندها مدتی از محیط کوچک و شخصی خود خارج شده و در فضای بازتری برای تعامل با دیگر کارمندان حاضر شوند. قطعاً کارمندان از کار کردن در چنین محیطی برای رفت‌وآمد میان مکان کار شخصی خود و فضای کار اشتراکی لذت می‌برند.
3. امکان دسترسی به اینترنت در تمام اداره را فراهم کنید
اینترنت حالا از الزامات اصلی کارهای اداری است و تمامی افراد حاضر در محیط اداری به استفاده‌ی ساده و دسترسی کامل به اینترنت نیاز دارند. پیش بینی دسترسی اینترنت در تمام اداره از اصول فضای کار اشتراکی است. برای این منظور می‌توانید از شبکه داخلی استفاده کنید و حتی همراه تفکری مدرن‌تر از ارتباط بی‌سیم برای دسترسی اینترنت در کل اداره برخوردار شوید. خلاصه وقتی تعریف کار اشتراکی استفاده عمومی افراد از امکانات اداره است، قاعدتاً استفاده ساده‌ی کارمندان از اینترنت نیز اولین هدف از فضای کار گروهی خواهد شد.
4. محیطی صمیمی با احساسی از زندگی دایر کنید
با فضای کار اشتراکی کارمندها کنار هم کار می‌کنند و قرار است تا همگی به یک اندازه از امکانات و خدمات اداره دسترسی داشته باشند. در چنین شرایطی قطعاً به محیط کار صمیمی نیاز دارید. در معماری کلاسیک که اداره‌ها را میان دفاتر مستقل از هم دایر می‌کردند، لزوماً هر کارمند در فضایی مستقل به دور از دیگر کارمندان قرار داشت و شاید جز ارتباطی رسمی، نیازی به تعامل بیشتر احساس نمی‌شد. اما در محیط اداری با فضای کار اشتراکی ماجرا کاملاً متفاوت است. در این اداره‌ها قرار است تا کارمندان با کمترین جدا سازها در کنار هم کار کنند. بدون تردید برای بهبود روند کار به تعامل هر چه بیشتر آنها با یکدیگر نیاز دارید و دیزاین محیط اداری در ایجاد این تعامل تأثیرگذار است. با طراحی محیطی صمیمی که احساس زندگی کردن را تداعی سازد، می‌توانیم به افزایش حس صمیمیت و همکاری و تعاملات اجتماعی آنها کمک کنیم.
5. فضای کار اشتراکی با ابعاد مناسب طراحی کنید
محیط کار اشتراکی از کنار هم قرار گرفتن فضاهای خصوصی کارمندان در کنار فضاهای کار عمومی و فضاهای خدماتی و… شکل می‌گیرد. برای طراحی پلان باز به تمامی این فضاها نیاز دارید. اما در تعریف ابعاد آنها دقت کنید. مثلاً ابعاد حریم خصوصی هر کارمند باید مناسب قرار دادن میز کار استاندارد و جانمایی وسایل اداری باشد. در عین حال برای ایجاد محیط کار اشتراکی نیز به ابعادی مناسب قرارگیری مبلمان و صندلی‌ها، رفت‌وآمد افراد و حتی دیزاین آنجا نیاز دارید. برای ابعاد در طراحی پلان باز اداری استاندارد خاصی تدوین نشده است؛ اما به عنوان طراح داخلی باید متوجه استانداردهای لازم محیط کار باشیم و سعی کنیم تا تعادلی در ابعاد فضاهای مختلف متناسب با مساحت اداره ایجاد نماییم.
6. از مبلمان و صندلی‌های مناسب محیط کار اشتراکی استفاده کنید
مبلمان و صندلی‌ها و حتی میزها در فضای کار اشتراکی با دیگر سبک‌های طراحی اداری متفاوت است. در این الگوی معماری قرار است تا از امکانات کار اشتراکی استفاده کنیم. پس قاعدتاً در بخش‌هایی از اداره به قرار دادن میزها، صندلی‌ها و حتی مبلمان با هدف کاربری عمومی مناسب تمامی کارمندان نیاز داریم. از طرفی از آنجا که دیزاین داخلی چنین اداره‌هایی در اولویت قرار دارد، قطعاً به انتخاب مبلمانی متناسب با نوع محیط نیاز داریم.
در طراحی فضای کار اشتراکی جایی در مرز محیط صمیمی و خانگی تا محیط رسمی و اداری قرار داریم. قطعاً علاقه دارید تا برای تعامل هر چه بهتر میان کارمندان فضایی صمیمی‌تر را ایجاد کنید. اما همچنان در محیط اداری هستیم و تمامی تعاملات باید رنگ و بوی رسمی داشته باشند. با انتخاب مناسب مبلمان اداری و صندلی‌های اداری در تنوع کافی می‌توانیم چنین فضایی را ایجاد کنیم.
7. به نیاز تمامی افراد توجه کنید
همه کارمندان به فراخور نوع کار خود نیازهایی دارند. از طرفی برای انجام هر یک از کارهای اداری به خلق فضاهای گوناگون نیاز داریم. هنر شما برای طراحی فضای کار اشتراکی تأمین تمامی نیازها است. گاهی بررسی همین نیازها خود چالش جدی در معماری محیط اداری است. مثلاً گاهی ممکن است برای طراحی فضای کار اشتراکی اقدام می‌کنید؛ اما کارمندان به حضور در محیطی ساکت نیاز دارند. در مقابل برخی کارها در حین گفتگو و تعامل کارمندان با یکدیگر شکل می‌گیرند. به همین سادگی با دو سبک متفاوت از پلان باز اداری در کارهای اشتراکی مواجه هستیم. دامنه نیاز افراد می‌تواند خیلی فراتر از این ماجراها باشد.
قرار دادن وسایل کار اشتراکی مانند پرینتر، اسکنر در مکانی مناسب با دسترسی ساده تمامی افراد، جانمایی مناسب حیاط و یا سالن استراحت کارمندان، قرار دادن مناسب سالن غذاخوری، آبدارخانه و حتی ایجاد یک کافی‌شاپ کوچک و… همگی از ماجراها برای تأمین نیاز افراد است. البته در نیازسنجی افراد نیز واقع بین باشید.
8. از نورپردازی مناسب استفاده کنید
نورپردازی اداری همواره از اصول کلیدی در معماری داخلی است و قطعاً برای معماری فضای کار اشتراکی نیز به ایده‌های هوشمندانه از نورپردازی خصوصاً روشنایی سطح میز کار نیاز دارید. از آنجا که محیط کار اشتراکی در تعاملی از فضاهای خصوصی و عمومی شکل می‌گیرد، لذا نورپردازی نیز باید در خدمت چنین تعاملی باشد. بخش‌های خصوصی کارمندان فضاهای کوچکی هستند که معمولاً با استفاده از پارتیشن‌ها دایر شده‌اند. در این فضاها باید به روشنایی مناسب سطح میز کار توجه کنید. اما برای فضاهای عمومی‌تر یا همان مکان کار اشتراکی، با حجم نور بیشتری سروکار داریم و باید نوع چراغ‌ها نیز با سبک دیزاین اداری همخوانی داشته باشد. استفاده از پارتیشن‌های شیشه‌ای، حضور چراغ‌ها با انعطاف زیاد، استفاده مناسب از چراغ‌های سقفی و دیواری در کنار هم و حضور مناسب نور طبیعی از بهترین ایده‌ها برای تأمین روشنایی در طراحی فضای کار گروهی است.
9. به ایجاد اتاق‌های مستقل فکر کنید
اگر چه هدف ما طراحی فضای کار اشتراکی است و قرار است تا ایده‌هایی جامع از طراحی پلان باز اداری را دنبال کنیم؛ اما به هر حال در تمامی اداره‌ها به استفاده از اتاق‌های مستقل نیاز داریم. اتاق مدیریت، اتاق بایگانی، اتاق کنفرانس از چنین مکان‌هایی هستند. گاهی حساسیت کار برخی از کارمندان آنچنان است که به استفاده از اتاق مستقل نیاز دارند. از طرفی برای برخی نیازها مثلاً برگزاری جلسات به استفاده از مکان‌هایی با تعریف مستقل نیاز داریم.
طراحی اتاق کنفرانس و یا اتاق مدیریت از الزامات هر محیط اداری است که باید مستقل از دیگر فضاها طراحی شده و از امکانات ویژه‌تری مانند آکوستیک بودن برخوردار باشد. اما می‌توانیم این فضاهای مستقل را با استفاده از پارتیشن‌های شیشه‌ای از نوع مات و یا شفاف و نصب پرده‌های کرکره‌ای و… انجام دهیم.
10. محیطی انعطاف‌پذیر طراحی کنید
منظور از انعطاف‌پذیر بودن، توانایی تغییر فضاها و جابه‌جایی مکان‌ها است. محیط انعطاف‌پذیر دارای پارتیشن‌های متحرک و یا پارتیشن‌ها با امکان جابجایی ساده است. فضاها در چنین محیطی به راحتی تغییر می‌کنند و خیلی ساده می‌توانیم تعداد زیادی فضاهای مستقل دایر کرده و یا آنها را به یکدیگر متصل کنیم. برای طراحی محیط اداری انعطاف‌پذیر نیز انواع پارتیشن‌های متحرک از نوع کشویی و یا آکاردئونی طراحی می‌شود. از طرفی حتی می‌توانیم با تفکری متفاوت از نورپردازی و یا جانمایی مبلمان به ایده فضای کار انعطاف‌پذیر فکر کنیم.
11. برای استفاده از تجهیزات و امکانات اشتراکی طراحی کنید
تجهیزات و امکانات اشتراکی بخشی از فضای کار گروهی هستند. این تجهیزات می‌توانند شامل پرینتر، اسکنر، کامپیوتر و حتی میز کار گروهی و یا مبلمان شود. حتی کمدهای اداری نیز رنگ و بوی کار اشتراکی دارند. معماران برای طراحی چنین فضاهایی به محوریت استفاده از امکانات و تجهیزات فکر می‌کنند. به شکلی که هر کارمند به راحتی شرایط استفاده اشتراکی از این امکانات را داشته باشد.
12. نوع و سطح دسترسی‌ها در محیط کار اشتراکی را بررسی کنید
اگر چه در محیط کار اشتراکی افراد با حداقل فضاهای محصور شده در کنار هم کار می‌کنند و بخش‌های عمومی قابل توجهی وجود دارد؛ اما این دلیل نمی‌شود که برای دسترسی‌ها فکری نکرده باشید. قاعدتاً همه افراد مثلاً مراجعین و حتی همه کارمندان به تمامی فضاهای متنوع اداری دسترسی ندارند. در عین حال ممکن است که برای دسترسی به برخی فضاها گیت‌هایی تعریف شود. مثلاً برای رسیدن به اتاق مدیریت نیاز به اتاق منشی و یا رئیس دفتر باشد. معمار طراح داخلی قبل از اقدام برای طراحی فضای کار اشتراکی تمامی سلسله مراتب محیط کار را بررسی می‌کند تا به درستی برای تعریف سطح دسترسی‌ها با استفاده از جانمایی درست فضاها و مکان‌ها اقدام کند.
مزایای فضای کار اشتراکی
بدون تردید کاهش هزینه و یا محدودیت فضا از مهمترین دلایل ایجاد فضای کار اشتراکی است. اصولاً این نوع معماری از ابتدا برای بهره‌مندی مناسب از فضا ابداع شده است. در ادامه نیز روش کم هزینه‌ای است که خود به تنهایی دلیل کافی است تا بسیاری این سبک معماری داخلی را ترجیح دهند. اما مزایای فضای کار اشتراکی بسیار فراتر از این نکات، شامل جزئیات دیگری نیز می‌شود. از قبیل:
- ایجاد حس اجتماعی بهتر نزد کارمندان برای تشویق بیشتر آنها به انجام کارهای اداری
- ایجاد فضای کار گروهی برای تعامل هر چه بیشتر افراد و استفاده مناسب از تخصص دیگران
- تقویت حس همکاری برای خلق ایده‌های بهتر و حمایت از یکدیگر
- صرفه‌جویی در هزینه‌ها برای طراحی داخلی اداری
- استفاده بهینه از تمامی فضاها در ساختمان‌های کوچک
معایب فضای کار اشتراکی
محیط کار گروهی با تمام ویژگی‌ها و مزایایی که دارد، خالی از عیب و یا چالش نیست. این چالش‌ها آنچنان عمیق هستند که بهتر است قید استفاده از این سبک معماری داخلی را در برخی اداره‌ها بزنیم. معایب و یا محدودیت‌های فضای کار اشتراکی به قرار زیر هستند:
- حریم خصوصی کارمندان به شدت کاهش پیدا کرده و آسیب‌پذیر است.
- منجر به ایجاد رقابت میان کارمندان شده که ممکن است تأثیرات نامطلوب داشته باشد.
- زمان استراحت کارمندان تحت تأثیر تنش‌های محیطی قرار دارد.
- ایجاد فضای کاری ساکت و آرام دشوارتر است.
- امکان گم شدن وسایل خصوصی افراد زیاد است.
توصیه‌هایی برای طراحی فضای کار اشتراکی
اگر به هر دلیلی مانند محدود بودن فضای اداره، بودجه کم، زیاد بودن تعداد کارمندان و یا نوع کار اداری برای تعامل هر چه بیشتر افراد با یکدیگر به طراحی فضای کار گروهی نیاز دارید، در هر صورت قبل از هر اقدامی توصیه‌های زیر را جدی بگیرید.
- اتوماسیون کار اداری را پیش بینی کرده و سعی کنید تا نوع فضای باز ایجاد شده در خدمت اتوماسیون اداری باشد.
- استانداردهای طراحی میز کار و حداقل فاصله‌ها را رعایت کنید.
- وسایل کار اشتراکی را در مکانی با دسترسی ساده عموم کارمندان قرار دهید.
- از تأثیر پارتیشن‌های شیشه‌ای در تکمیل فضای کار گروهی استفاده کنید.
- به حریم خصوصی هر کارمند احترام بگذارید.
- تا حد ممکن برای ایجاد فضاهای مستقل در محیط اقدام کنید.
فضای کار اشتراکی یک سبک مدرن از طراحی داخلی محیط‌های اداری است که برای تعامل هر چه بیشتر کارمندان مناسب است، اما قرار نیست تا در هر اداره‌ای کارآمد باشد. برای طراحی و اجرای چنین سبک‌هایی از محیط باز اداری و امکان کار اشتراکی می‌توانید از خدمات تخصصی معماری داخلی گروه فرلی دیزاین بهره‌مند شوید.
