یکی از بهترین فضاهای ساختمانی برای برگزاری مراسم افتتاحیه شایسته و درخور، سالن های همایش هستند. این سالن ها بدون شک توانایی پذیرش تعداد زیادی از مهمانان دعوت شده به مراسم را خواهند داشت. اما با توجه به اینکه، مراسم افتتاحیه، یکی از خاص ترین مراسم ها برای هر کسب و کاری است، از این رو، توصیه می‌کنیم که حتما این مقاله که در مورد طراحی سالن همایش برای مراسم افتتاحیه است را مطالعه فرمایید. این مقاله به شما کمک می‌کند اصول طراحی سالن مناسب برگزاری مراسم افتتاحیه را یاد بگیرید.
فرلی دیزاین، همواره در تلاش است تا در کنار فعالیت های اجرایی برای معماری و ساخت سالن هایی با کاربری مختلف، تجربیات خود در این زمینه را به افراد دیگر نیز منتقل کند تا دانش معماری گسترش یابد و همه بتوانند در بالاترین سطح دانش، به طراحی و ساخت ساختمان ها بپردازند تا اینگونه، میهنی آباد و زیباتر داشته باشیم.
در این مقاله، صفر تا صد نکاتی که برای طراحی سالن همایش برای مراسیم افتتاحیه نیاز دارید را در اختیار شما قرار می‌دهیم و توصیه اکید داریم که تا انتها ما را همراه کنید تا بتوانیم نکات مهم در این مورد را به شما به صورت کامل منتقل کنیم.
مراحل طراحی، ساخت و تجهیز سالن همایش برای افتتاحیه
برگزاری مراسم افتتاحیه یک مجموعه، برند یا کسب و کار بسیار حائز اهمیت است و از مزایای زیادی برخوردار خواهد بود. از جمله این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- معرفی قوی برند شما: مراسم افتتاحیه می‌تواند در شروع کار، به صورت قدرتمند برند شما را به نمایش بگذارد. علاوه بر اینکه در این مراسم، می توانید از محصولات خود رونمایی کنید. بنابراین برگزاری مراسم افتتاحیه برای شروعی قدرتمند، نیاز است.
- جلب اعتماد در ابتدای راه: با برگزاری مراسم افتتاحیه خوب، طبق اصول مارکتینگ، می‌توان اعتماد افرادی که در این مراسم شرکت می‌کنند را جلب کرد.
- افزایش فروش: با توجه به اینکه افراد زیادی در مراسم افتتاحیه کسب و کار شما شرکت می‌کنند، بدون شک در آینده ای نه چندان دور، با تبلیغات سینه به سینه، افراد بیشتری از مجموعه شما آگاه خواهند شد و به سمت فروشگاه یا شرکت شما سرازیر خواهند شد که این موضوع در نهایت منجربه افزایش فروش کسب و کار شما خواهد گردید.
و چند مورد دیگر، که همگی گویای اهمیت برگزاری مراسم افتتاحیه هستند. حالا برخی از کسب و کارها، به فضایی بزرگتر نیاز دارند و به همین دلیل، سالن های همایش را برای برگزاری مراسم افتتاحیه خود انتخاب می‌کنند.
از همین رو، طراحی سالن همایش برای مراسم افتتاحیه، اهمیت پیدا می‌کند که در ادامه قصد داریم نکات مرتبط با آن را برای شما بیان کنیم.
طبیعتا هرچقدر فضای سالن همایش برای برگزاری مراسم های مختلف از جمله مراسماتی همچون افتتاحیه، رویدادها، ایونت ها و غیره مناسب تر و با اصول استانداردتری ساخته شده باشد، شانس انتخاب آن بالاتر خواهد بود.
گام نخست؛ برگزاری جلسه اولیه برای طراحی سالن همایش
در اولین گام از طراحی سالن همایش باید، جلسه ای ترتیب دهید و در آن گروهی از طراحان و معماران را فرا بخوانید. در این جلسه باید دیدگاه های تخصصی و فنی در مورد چگونگی طراحی سالن همایش برای مراسم افتتاحیه مطرح شود. شما می توانید به افرادی که قصد دارند مراسم افتتاحیه خود را در یک سالن همایش بزرگ برگزار کنند، مشاوره برای طراحی و تجهیز سالن ارائه کنید. شما باید آنچه که در اختیار دارید را در جلسه ابتدایی، به صاحب کسب و کار منتقل نمایید. این جلسه در ابتدای کار، بسیار حیاتی است و تقریبا تکلیف طراحی سالن برای مراسم افتتاحیه را روشن می‌کند.
گام دوم؛ بررسی شرایط کلی سالن از نظر امکانات و پتانسیل های موجود
در این مرحله، شما باید یک پلن دقیق از کل ظرفیت های سالن آماده کنید. این پلن، باید از تمامی جزئیات سالن همایش اعم از تجهیزات، ورودی ها، امکانات، ظرفیت ها، جایگاه ها و غیره کامل باشد.
اطلاعاتی که در این پلن باید روی کاغذ بیاید:
- وضعیت معماری بنا و کیفیت طراحی سالن همایش در حال حاضر
- بررسی قرارگیری محل تاسیسات
- بررسی ورودی ویژه برای مهمانان و سخنرانان
- وضعیت ورودی های عمومی برای مهمانان و شرکت کنندگان در مراسم
- امکانات و تجهیزات صوتی، تصویری و مبلمان موجود در سالن همایش
- وضعیت سن و تجهیزات مورد نیاز برای اجرا
- شناسایی تمامی فضاهای پشت صحنه
- جانمایی برای تصویربرداری مراسم افتتاحیه
- تعیین امکانات، تجهیزات و وسایل مورد نیاز برای تکمیل و برآورد هزینه
- ارائه پیشنهاد برای تزئین سالن و تخمین هزینه اجرای آن
با این کار، شما با اطلاعات موجود، می‌توانید بهترین تصمیم ها را برای برگزاری یک مراسم حرفه ای و شیک بگیرید.
گام سوم؛ آغاز طراحی و دکوراسیون داخلی تاسیسات سالن همایش
پس از اینکه تمامی امکانات و تجهیزات مورد نیاز سالن به همراه برآورد هزینه مشخص گردید، در این مرحله باید به سراغ طراحی و دوکراسیون داخلی سالن همایش رفت تا یک فضای بسیار مناسب به جهت برگزاری مراسم افتتاحیه ایجاد گردد. در این مرحله باید از بهترین و خلاق ترین معمارها برای طراحی ظاهر و نمای جذاب به منظور مراسم افتتاحیه استفاده گردد.
شرکت هایی که به صورت حرفه ای در این زمینه فعالیت می‌کنند، این کار را در مراحل زیر انجام می‌دهند:
- تهیه نقشه‌های تخصصی از طراحی معماری داخلی سالن همایش: در این نقشه‌ها تماماً به چگونگی طراحی پلان، جانمایی فضاها و خلق ساختارهای یکپارچه از سالن توجه می‌شود.
- طراحی دکوراسیون داخلی سالن همایش: این طراحی به شکل مدل‌سازی و تهیه تصاویر سه‌بعدی از چگونگی دکوراسیون داخلی و حتی نحوه نورپردازی انجام می‌شود.
- تهیه آلبوم از تمامی نقشه‌ها و تصاویر سه‌بعدی و مستندات طراحی معماری و دکوراسیون داخلی: این آلبوم دورنمایی از شکل ظاهری آینده سالن همایش حین مراسم افتتاحیه است.
- طراحی بخش‌های تأسیساتی سالن: اعم از نقشه‌ها و مستندات از سیستم گرمایشی، سرمایشی، هواسازها، فاضلاب، اطفاء حریق و… . در صورت وجود تاسیسات قبلی سالن که حالا همچنان شرایط بهره‌برداری دارند، در این نقشه‌ها به آنها اشاره خواهد شد.
- طراحی تاسیسات الکتریکی سالن همایش: این تاسیسات شامل روشنایی عمومی، نورپردازی، سیستم صوتی و تصویری سالن، پریزهای برق، شبکه، سیستم اعلام حریق و… می‌شود. همچنین سعی می‌شود تا حدالمقدور حداکثر استفاده از سیستم‌های موجود و سالم سالن صورت بگیرد.
در این گام، طراحی باید بر اساس ضوابط و استانداردهای موجود درباره سالن همایش صورت بگیرد و یک مهندس ناظر، بر فرایند طراحی سالن همایش برای مراسم افتتاحیه، نظارت داشته باشد.
گام چهارم؛ برآوردها، محاسبات و مستندات پس از طراحی معماری و دکوراسیون داخلی
پس از اینکه فاز طراحی معماری و دکوراسیون داخلی سالن همایش برای مراسم افتتاحیه به پایان رسید و نقشه ها برای اجرا آماده شدند، حالا باید لیستی از موارد زیر آماده شود:
- مستندات لازم برای تکمیل تاسیسات
- سیستم های الکتریکی مورد نیاز
- برآورد متریال
- محاسبات هزینه ها
- محاسبه هزینه اجرا
در این مرحله اطاعات کامل و جامعی در مورد پیش نیازهای پروژه در اختیار داریم و همچنین می توانیم برآورد حدودی در مورد تهیه و اجرای آنها داشته باشیم.
بنابراین با استفاده از این اطلاعات، باید تمامی متریال، تجهیزات و امکانات مورد نیاز اجرای داخلی، تاسیسات و سیستم های الکتریکی به صورت دقیق پیش بینی گردد.
در آخر باید جدولی تهیه گردد که در آن اطلاعات دقیق تر شامل، معماری بنا، دکوراسیون داخلی، تاسیسات مکانیکی، تاسیسات الکتریکی باشد. این نوع جدول با نام متریال مصرفی متریال سالن همایش به همراه برآورد هزینه تقریبی، باید در اختیار کارفرما نیز قرار بگیرد. این جدول، می تواند تا حد زیادی از هزینه های غیر ضروری بکاهد و باعث صرفه جویی گردد.
گام پنجم؛ مرحله اجرا و ساخت همراه با نظارت هوشمندانه دقیق
پس از اینکه تمام مستندات، جداول و نقشه ها برای طراحی سالن همایش برای مراسم افتتاحیه ارائه شد، نوبت آن است که برای اجرا اقدام کنیم. اجرا، فرایند بسیار مهمی است و مو به مو باید طبق پلن ها و نقشه های موجود صورت بگیرد. به همین دلیل، باید ناظر با دقت فراوان به روند اجرا نظارت کامل داشته باشد. حالا باید دست به کار شد و سالن همایش را طبق آنچیزی که روی کاغذ آوردیم آماده کنیم تا بتواند پذیرای یک مراسم شیک و شکیل برای افتتاحیه باشد.
در این میان ملاحظاتی هم وجود دارد که شامل موارد زیر خواهد بود:
- استفاده از پیمانکار متخصص، باتجربه و مسلط به طراحی سالن همایش
- تهیه برنامه زمان بندی برای اجرای فازهای مختلف پروژه
- گزارش هزینه ها چه در سطح دستمزد و چه در سطح خرید متریال
- بررسی جزئیات اجرایی حین پیاده سازی نقشه ها و در صورت لزوم، تغییر و به روز رسانی مستندات اولیه
- نظارت کامل و سختگیرانه در چگونگی اجرای معماری، دکوراسیون داخلی، تاسیسات و غیره تا پایان پروژه
بدین ترتیب، فرایند اجرا آغاز خواهد شد و تا تکمیل سالن همایش برای مراسم افتتاحیه، راه طولانی باقی نماند.
گام ششم؛ تکمیل فرایند راه اندازی و بهره برداری از سالن برای آغاز مراسم افتتاحیه
تمامی مراحل اجرا باید زیر ذره بین ناظران، تکمیل شوند. این فرایند باید به نحوی پیش برود که سالن به صورت کامل برای برگزاری مراسم افتتاحیه، کاملا آماده باشد.
اما در این میان، هنوز یک گام دیگر باقی است تا تکمیل پروژه! این گام تمامی سلسله فعالیت ها برای راه اندازی، بهره برداری از فضای سالن را به منظور برگزاری بهتر مراسم افتتاحیه، تشریح خواهد کرد. باید آزمایشاتی برای تست تمامی ارکان فعال در مراسم افتتاحیه، صورت بگیرد تا مطمئن شویم همه چیز در این مرحله خوب و دقیق کار می کند.
همچنین باید آماده یکسری اتفاقات پیش بینی نشده باشیم تا در صورت وقوع، بتوانیم تمامی اقدامات لازم را برای برطرف کردن آنها انجام دهیم. تست عملیاتی از تاسیسات با شبیه سازی کامل فضای افتتاحیه صورت می گیرد تا عملکرد بدون عیب و نقص همه امکانات ارزیابی شود.
حالا رفته رفته با پایان مراحل تکمیل طراحی سالن همایش برای مراسم افتتاحیه نزدیک می شود و این کار به صورت دقیق و مرحله به مرحله با برنامه ریزی درست پیش رفته است.
اما در این گام نهایی باید مقدمات بهره‌برداری نیز انجام پذیرد. بهره‌برداری سلسله فعالیت‌های تخصصی در چگونگی برگزاری مراسم افتتاحیه است. در این مرحله تیم فنی بهره‌بردار اقدام به تدوین مراحل مختلف از برگزاری مراسم افتتاحیه می‌نماید. این فعالیت‌ها شامل تبلیغات میدانی، تهیه مدارک و مستندات لازم برگزاری مراسم افتتاحیه، تدوین مراحل برای چگونگی استقبال از مراجعین و غیره می‌شود.
پیمانکاران و تأثیر آن در طراحی سالن همایش
آنچه تاکنون گفته‌ایم، مراحلی از چگونگی طراحی سالن آمفی تئاتر و یا هر سالن همایش مناسب برگزاری مراسم‌های افتتاحیه است. این مراحل قدم به قدم ما را به سالن با طراحی هوشمندانه‌تر، کارآمدتر، زیباتر و تأثیرگذارتر می‌رسانند. اما چگونگی انجام این مراحل نیز بحث چالش‌برانگیزی است. آیا هر کسی و یا هر شرکتی می‌تواند این مراحل را قدم به قدم در نهایت استادی انجام بدهد؟ انتخاب پیمانکار بدون تردید مهمترین مسئولیت شما برای آغاز پروژه طراحی سالن همایش است.
پیمانکار قوی با سابقه طراحی سالن‌های همایش، دید فنی کاملی از پروژه پیش رو دارد. اول آنکه می‌تواند نیازهای شما و چگونگی برگزاری مراسم افتتاحیه را پیش بینی کند و طبق این نیازها برنامه طراحی معماری و دکوراسیون داخلی تا جانمایی تاسیسات مکانیکی و الکتریکی را ادامه بدهد. در عین حال از مهارت کافی برای چگونگی استفاده از امکانات موجود سالن برخوردار است.
پیمانکار حرفه‌ای مادامی که برای خلق امکانات جدید برنامه‌ریزی می‌کند، سعی در استفاده بهینه از امکانات قدیمی و فعلی سالن نیز دارد تا به این ترتیب از بار مالی مراحل اجرای پروژه کاسته شود. یک پیمانکار حرفه‌ای طراحی سالن همایش باید صاحب امکانات و ویژگی‌های زیر باشد:
- صاحب یک تیم قوی از طراحان، مهندسین تاسیسات مکانیکی و الکتریکی باشد.
- از سیستم اجرایی کار بلد برای انجام مراحل مختلف پروژه استفاده کند.
- صاحب یک کارگاه مجهز با پتانسیل اجرای تمامی نقشه‌ها از معماری و دکوراسیون داخلی باشد.
- صاحب تأییدیه‌های فنی از مراجع ذی‌صلاح و قانونی باشد.
- صاحب تجربه کافی در انواع پروژه‌های عمرانی خصوصا طراحی دکوراسیون داخلی مانند طراحی سالن همایش و آمفی تئاتر باشد.
توصیه هایی برای طراحی سالن همایش
مراسم افتتاحیه مقدمه‌ای تأثیرگذار برای آغاز کار هر پروژه تجاری، خدماتی، اقتصادی و حتی مسکونی است. شرکت‌های سرمایه‌گذار برای آغاز به کار پروژه‌های خود برنامه‌ریزی‌های کلان می‌کنند. زیرا می‌دانند که پروژه آنها قرار است در همان ابتدای آغاز به کار مورد ارزیابی و قضاوت عموم قرار بگیرد.
یک برج تجاری و یا یک مرکز فروش بزرگ شهری و حتی مراکز خدمات و گردشگری را تجسم کنید. این فضاها در آغاز کار نیاز به دیده شدن دارند. مراسم افتتاحیه بهترین ایده برای دیده شدن مناسب آنها است. برگزاری حرفه‌ای مراسم افتتاحیه در هر پروژه مهم است. اگر چه در اجرای مراسم افتتاحیه سلسله مراتب بزرگی از فعالیت‌های گوناگون بهره‌برداری انجام می‌شود؛ اما در نهایت قرار است تا از تمام مدعوین در داخل فضایی مانند سالن همایش، پذیرایی نماییم.
طراحی سالن همایش مناسب افتتاحیه نقش تاثیرگذاری در نگاه حاضرین مراسم دارد. هر اندازه این طراحی حرفه‌ای‌تر و با نگاه تخصصی از اهداف و امکانات پروژه باشد، قاعدتاً بازخورد بهتری از جانب مدعوین خصوصا سرمایه‌گذارها صورت خواهد گرفت.
در این مقاله همراه تجارب گروه فری دیزاین به دورنمایی از چگونگی اجرا و طراحی سالن همایش مناسب مراسم‌های افتتاحیه پرداختیم. قاعدتاً آنچه گفتیم تنها مقدمه‌ای از کلیات این پروسه پیچیده است. اما می‌تواند مقدمه نگاهی حرفه‌ای برای طراحی متفاوت، خلاقانه و تاثیرگذار شما در مراسم‌های افتتاحیه باشد.
