طراحی سالن همایش
سالن‌های همایش بهترین فضاهای ساختمانی برای برگزاری مراسم افتتاحیه هستند. این سالن‌ها می‌توانند میزبان تعداد افراد زیادی باشند. از چیدمان صندلی‌ها تا طراحی فضای سخنرانی و نمایش فیلم و تصویر و… همگی مناسب حضور میهمانان بسیار زیاد در مراسم‌های افتتاحیه می‌باشند. اما قبل از هر اقدامی، به طراحی سالن همایش برای برگزاری مراسم افتتاحیه نیاز داریم.
مراحل طراحی و تجهیز سالن همایش مناسب مراسم افتتاحیه
مراسم افتتاحیه برای آغاز به کار یک مجموعه می‌باشد. این مجموعه می‌تواند یک شرکت پویا، ساختمانی مسکونی، برجی تجاری، مجتمع‌های فروشگاهی، مراکز اقامتی و گردشگری و… باشند. در تمامی موارد قرار است آغاز به کار تجاری و خدماتی و حتی فرهنگی یک پروژه بزرگ را جشن بگیریم و برای این کار مراسم افتتاحیه را تدارک خواهیم دید.
مراسم افتتاحیه باید معرف جذابی از پتانسیل‌ها، امکانات، قابلیت‌ها و حتی اهداف پروژه باشد. یک مراسم خوب در فضایی حرفه‌ای برگزار می‌شود. در طراحی سالن همایش برای مراسم افتتاحیه به خلق چنین فضایی می‌اندیشیم. برای این کار پرداختن به مراحل زیر الزامی است.
-
قدم اول: برگزاری جلسات مشاوره برای طراحی سالن همایش
عموماً مجریان مراسم هیچ دیدگاه فنی و تخصصی به چگونگی طراحی سالن آمفی تئاتر ندارند. آنها در قدم نهایی فضایی مناسب و تخصصی برای برگزاری یک مراسم عالی را می‌خواهند. اما لازم است تا در ابتدای کار تحت مشاوره باشند تا نیاز و خواسته‌ی آنها مورد بررسی قرار بگیرد. در نهایت الگوی حرفه‌ای طراحی سالن مطابق با مقررات ملی ساختمان و متناسب با بودجه پروژه گزارش داده می‌شود.
-
قدم دوم: بررسی شرایط کلی سالن از نظر امکانات و پتانسیل‌های موجود در سالن
در این مرحله باید اطلاعات دقیق و کاربردی از وضعیت موجود سالن همایش داشته باشیم. البته منظور از وضعیت موجود بررسی تمامی قابلیت‌ها و امکانات مجموعه است. بنابراین محور بررسی اطلاعات در موارد زیر تدوین می‌شوند.
– بررسی وضعیت معماری بنا و چگونگی طراحی سالن همایش
– بررسی وضعیت تاسیسات موجود در سالن همایش
– انجام مطالعات میدانی برای بررسی پتانسیل سالن متناسب با اهداف تعیین شده پروژه
– شناسایی تمامی فضاهای موجود در سالن و بررسی وضعیت کنونی تمامی آنها
– محاسبه مقدار هزینه و مدت زمان اجرای پروژه همراه تهیه مستندات لازم و ارائه گزارش به مالکان
در این مرحله از طراحی سالن همایش سعی در شناسایی کامل فضا داریم تا بتوانیم پتانسیل‌های آنجا را بررسی کرده، از امکانات موجود در صورت لزوم استفاده نمود تا در نهایت برنامه منظمی همراه با بودجه مناسب تدوین بشود. قاعدتاً در انتهای این مرحله صاحبان پروژه دورنمای کاملی از میزان هزینه و مدت زمان اجرای طراحی سالن همایش دارند و می‌توانند تصمیمات بهتری را اتخاذ نمایند.
-
قدم سوم: آغاز فاز طراحی معماری، دکوراسیون داخلی و تاسیسات سالن همایش
پس از بررسی تمامی امکانات و تهیه مستندات مربوط به برآورد هزینه در قدم بعدی باید مراحل طراحی سالن همایش مناسب برگزاری مراسم‌های افتتاحیه را آغاز کنیم. در این مرحله معماران دست به کار هستند تا در نمای ظاهری و دکوراسیون داخلی سالن همایش بهترین نقشه‌ها را پیاده‌سازی کنند. شرکت‌های حرفه‌ای در مرحله طراحی معماری سالن همایش اقدامات زیر را انجام می‌دهند.
– تهیه نقشه‌های تخصصی از طراحی معماری داخلی سالن همایش: در این نقشه‌ها تماماً به چگونگی طراحی پلان، جانمایی فضاها و خلق ساختارهای یکپارچه از سالن توجه می‌شود.
– طراحی دکوراسیون داخلی سالن همایش: این طراحی به شکل مدل‌سازی و تهیه تصاویر سه‌بعدی از چگونگی دکوراسیون داخلی و حتی نحوه نورپردازی انجام می‌شود.
– تهیه آلبوم از تمامی نقشه‌ها و تصاویر سه‌بعدی و مستندات طراحی معماری و دکوراسیون داخلی: این آلبوم دورنمایی از شکل ظاهری آینده سالن همایش حین مراسم افتتاحیه است.
– طراحی بخش‌های تأسیساتی سالن اعم از نقشه‌ها و مستندات از سیستم گرمایشی، سرمایشی، هواسازها، فاضلاب، اطفاء حریق و… . در صورت وجود تاسیسات قبلی سالن که حالا همچنان شرایط بهره‌برداری دارند، در این نقشه‌ها به آنها اشاره خواهد شد.
– طراحی تاسیسات الکتریکی سالن همایش. این تاسیسات شامل روشنایی عمومی، نورپردازی، سیستم صوتی و تصویری سالن، پریزهای برق، شبکه، سیستم اعلام حریق و… می‌شود. همچنین سعی می‌شود تا حدالمقدور حداکثر استفاده از سیستم‌های موجود و سالم سالن صورت بگیرد.
-
قدم چهارم: تهیه محاسبات و مستندات پس از طراحی معماری و دکوراسیون داخلی
پس از اتمام فاز طراحی معماری و تهیه تمامی نقشه‌های دکوراسیون داخلی و همچنین تهیه مستندات لازم برای تکمیل تاسیسات و سیستم‌های الکتریکی، مرحله محاسبات، برآورد متریال و مقدار هزینه اجرا و پیاده‌سازی نقشه‌ها است. در این مرحله اطلاعات کاملی از تمامی نیازهای پروژه داریم. بنابراین می‌توانیم تمامی متریال مورد نیاز اجرای معماری و یا تأسیسات و طراحی سیستم‌های الکتریکی را پیش بینی کنیم. به این ترتیب و با پرداختن به جزئیات دقیق‌تر از معماری بنا، دکوراسیون داخلی، تاسیسات مکانیکی و الکتریکی، جدول متریال مصرفی پروژه طراحی سالن همایش مناسب برگزاری مراسم‌های افتتاحیه را تهیه می‌کنیم. این جدول از مستندات کلیدی پروژه است و تاثیر عمیقی در کاهش هزینه‌ها دارد.
-
قدم پنجم: مرحله‌ی ساخت همراه با نظارت هوشمندانه
در نهایت پس از تهیه تمام نقشه‌ها و جداول و مستندات باید دست به کار شویم. سالن همایش مورد نظر ما باید هر چه زودتر برای برگزاری مراسم افتتاحیه‌ای چشمگیر آماده بشود. پس در این مرحله در فاز نظارت و اجرا هستیم. البته برای اجرای درست اهداف پروژه نیز ملاحظات کلیدی وجود دارد. مانند:
– استفاده از پیمانکار مسلط به طراحی سالن هماش
– تهیه برنامه زمان‌بندی اجرای مراحل پروژه
– گزارش هزینه‌ها چه در سطح دستمزد و چه در سطح خرید متریال
– بررسی جزئیات اجرایی حین پیاده‌سازی نقشه‌ها و در صورت لزوم تغییر و بروز رسانی مستندات اولیه
– نظارت کامل در چگونگی اجرای معماری، دکوراسیون داخلی، تاسیسات مکانیکی و الکتریکی
-
قدم ششم: مراحل نهایی برای راه‌اندازی و بهره‌برداری از سالن همایش
مراحل اجرایی همراه با نظارت هوشمندانه به زودی تمام می‌شوند و گویا همه چیز برای آغاز مراسم افتتاحیه آماده است. اما هنوز یک قدم کلیدی باقی مانده است. این قدم سلسله فعالیت‌ها برای راه‌اندازی و بهره‌برداری از فضای سالن می‌باشد. مجری طراحی سالن همایش در فاز نهایی تمامی بخش‌های الحاقی به سالن را مورد آزمایش قرار می‌دهد. تست عملیاتی از تاسیسات مکانیکی و الکتریکی با شبیه‌سازی فضای افتتاحیه صورت می‌گیرد. در این مرحله کارکرد بهینه و عاری از نقص همه چیز مورد ارزیابی قرار خواهد گرفت.
در نهایت کل پروژه طراحی سالن همایش مخصوص مراسم افتتاحیه با ارائه تمامی نقشه‌ها، برآورد تمامی هزینه‌ها به مرحله نهایی نزدیکتر شده است. اما در این قدم نهایی باید مقدمات بهره‌برداری نیز انجام پذیرد. بهره‌برداری سلسله فعالیت‌های تخصصی در چگونگی برگزاری مراسم افتتاحیه است. در این مرحله تیم فنی بهره‌بردار اقدام به تدوین مراحل مختلف از برگزاری مراسم افتتاحیه می‌نماید. این فعالیت‌ها شامل تبلیغات میدانی، تهیه مدارک و مستندات لازم برگزاری مراسم افتتاحیه، تدوین مراحل برای چگونگی استقبال از مراجعین و… می شود.
پیمانکاران و تأثیر آن در طراحی سالن همایش
- آنچه تاکنون گفته‌ایم، مراحلی از چگونگی طراحی سالن آمفی تئاتر و یا هر سالن همایش مناسب برگزاری مراسم‌های افتتاحیه است. این مراحل قدم به قدم ما را به سالن با طراحی هوشمندانه‌تر، کارآمدتر، زیباتر و تأثیرگذارتر می‌رسانند. اما چگونگی انجام این مراحل نیز بحث چالش‌برانگیزی است. آیا هر کسی و یا هر شرکتی می‌تواند این مراحل را قدم به قدم در نهایت استادی انجام بدهد؟ انتخاب پیمانکار بدون تردید مهمترین مسئولیت شما برای آغاز پروژه طراحی سالن همایش است.
پیمانکار قوی با سابقه طراحی سالن‌های همایش، دید فنی کاملی از پروژه پیش رو دارد. اول آنکه می‌تواند نیازهای شما و چگونگی برگزاری مراسم افتتاحیه را پیش بینی کند و طبق این نیازها برنامه طراحی معماری و دکوراسیون داخلی تا جانمایی تاسیسات مکانیکی و الکتریکی را ادامه بدهد. در عین حال از مهارت کافی برای چگونگی استفاده از امکانات موجود سالن برخوردار است.
پیمانکار حرفه‌ای مادامی که برای خلق امکانات جدید برنامه‌ریزی می‌کند، سعی در استفاده بهینه از امکانات قدیمی و فعلی سالن نیز دارد تا به این ترتیب از بار مالی مراحل اجرای پروژه کاسته شود. یک پیمانکار حرفه‌ای طراحی سالن همایش باید صاحب امکانات و ویژگی‌های زیر باشد.
صاحب یک تیم قوی از طراحان، مهندسین تاسیسات مکانیکی و الکتریکی باشد. - از سیستم اجرایی کار بلد برای انجام مراحل مختلف پروژه استفاده کند.
- صاحب یک کارگاه مجهز با پتانسیل اجرای تمامی نقشه‌ها از معماری و دکوراسیون داخلی باشد.
- صاحب تأییدیه‌های فنی از مراجع ذی‌صلاح و قانونی باشد.
- صاحب تجربه کافی در انواع پروژه‌های عمرانی خصوصا طراحی دکوراسیون داخلی مانند طراحی سالن همایش و آمفی تئاتر باشد.
توصیه هایی برای طراحی سالن همایش
مراسم افتتاحیه مقدمه‌ای تأثیرگذار برای آغاز کار هر پروژه تجاری، خدماتی، اقتصادی و حتی مسکونی است. شرکت‌های سرمایه‌گذار برای آغاز به کار پروژه‌های خود برنامه‌ریزی‌های کلان می‌کنند. زیرا می‌دانند که پروژه آنها قرار است در همان ابتدای آغاز به کار مورد ارزیابی و قضاوت عموم قرار بگیرد.
یک برج تجاری و یا یک مرکز فروش بزرگ شهری و حتی مراکز خدمات و گردشگری را تجسم کنید. این فضاها در آغاز کار نیاز به دیده شدن دارند. مراسم افتتاحیه بهترین ایده برای دیده شدن مناسب آنها است. برگزاری حرفه‌ای مراسم افتتاحیه در هر پروژه مهم است. اگر چه در اجرای مراسم افتتاحیه سلسله مراتب بزرگی از فعالیت‌های گوناگون بهره‌برداری انجام می‌شود؛ اما در نهایت قرار است تا از تمام مدعوین در داخل فضایی مانند سالن همایش، پذیرایی نماییم.
طراحی سالن همایش مناسب افتتاحیه نقش تاثیرگذاری در نگاه حاضرین مراسم دارد. هر اندازه این طراحی حرفه‌ای‌تر و با نگاه تخصصی از اهداف و امکانات پروژه باشد، قاعدتاً بازخورد بهتری از جانب مدعوین خصوصا سرمایه‌گذارها صورت خواهد گرفت.
در این مقاله همراه تجارب گروه فری دیزاین به دورنمایی از چگونگی اجرا و طراحی سالن همایش مناسب مراسم‌های افتتاحیه پرداختیم. قاعدتاً آنچه گفتیم تنها مقدمه‌ای از کلیات این پروسه پیچیده است. اما می‌تواند مقدمه نگاهی حرفه‌ای برای طراحی متفاوت، خلاقانه و تاثیرگذار شما در مراسم‌های افتتاحیه باشد.
