اتاق کنفرانس چگونه محیطی است؟
قبل از آنکه بخواهیم تا قدم به قدم از نکات طراحی اتاق کنفرانس صحبت کنیم، در همین اول ماجرا بهتر است درک مناسبی از چنین فضاهای اداری داشته باشیم. اصولاً اتاق کنفرانس چیست؟ آیا تفاوتی با سالن کنفرانس دارد؟ و یا اتاق جلسه می‌تواند نقش چنین اتاقی را داشته باشد؟
به هر نوع محیط اداری که مناسب دور هم نشستن کارمندان و یا مراجعین با محوریت بحث‌های اداری باشد را اصطلاحاً اتاق کنفرانس می‌گویند. لذا این اتاق محیطی باز، تعداد صندلی‌های زیاد اما منظم و یک میز نسبتاً بزرگ دارد تا تمامی افراد در جلسه حین حضور در موضوع جلسه از امکانات این میز استفاده کنند. به این ترتیب حتی میز مقابل مدیر اداره که برای حضور چند کارمند از تعداد صندلی کافی برخوردار است هم می‌تواند نقش اتاق کنفرانس را داشته باشد. اما عموماً مدیران از محیط اتاق خودشان برای برگزاری چنین جلساتی استفاده نمی‌کنند و به محیطی مستقل با عنوان اتاق یا سالن کنفرانس نیاز دارند. این اتاق‌ها در دسته‌بندی زیر قرار می‌گیرند:
- اتاق کنفرانس کوچک برای برگزاری جلسات میان حداکثر ۶ نفر یا کمتر
اتاق کنفرانس بزرگ برای برگزاری جلسات میان ۷ نفر یا بیشتر
سالن کنفرانس که اتاق‌هایی بسیار بزرگ برای برگزاری جلسات عمومی در محیط‌های اداری و یا خدماتی هستند.
با دسته‌بندی انواع این اتاق ها حالا بهتر می‌توانیم از اصول طراحی آنها صحبت کنیم. در ادامه به ۸ اصل کلیدی از طراحی چنین اتاق‌هایی می‌پردازیم.
با فرض اینکه اتاق بزرگ و مناسبی را برای راه‌اندازی جلسات انتخاب کرده‌اید و چنین فضایی در محیط اداری شما موجود است، برای طراحی و دکوراسیون اتاق کنفرانس آماده می‌شویم. دقت کنید که ابعاد اتاق شما با پیش بینی نفرات برگزاری جلسات شما همخوانی داشته باشد. در بخش قبلی به تنوع اندازه در این اتاق‌ها اشاره کرده‌ایم و حالا قرار است تا با ۸ اصل کلیدی از طراحی این فضاها همراه شویم.
1) از میز و صندلی مناسب و مخصوص اتاق کنفرانس استفاده کنید:
اولین نکته تهیه میز و صندلی‌های مناسب است. میز و صندلی کنفرانس کاملاً متفاوت از دیگر مبلمان اداری طراحی می‌شوند. مثلاً صندلی‌ها معمولاً بدون چرخ هستند و از تنظیمات نسبتاً کمی برای تغییر حالت تکیه‌گاه و نشیمنگاه برخوردار هستند. در عین حال بخش پشتی کوتاهی دارند و در کل مناسب ایجاد یک صندلی شخصی سازی شده نیستند. اما صندلی‌هایی راحت و مسلط به میز کنفرانس طراحی شده‌اند. در مقابل میز کنفرانس نیز ابعادی بزرگ برای استفاده عمومی از تمام وجوه آن دارد. این میزها عموماً ساده هستند تا بتوان از تمام محیط اطراف آن برای استقرار صندلی‌ها استفاده کرد.
2) برای دیزاین دیوارها و نصب مانیتورهای بزرگ اقدام کنید
جلسات اداری طولانی هستند و یا در ساعات اداری نامتعارف برگزار می‌شوند. حتی ممکن است این جلسه با حضور جمعی از مراجعین و یا مهمانان و حتی شخصیت‌های مهم مدیریتی خارج از چارت اداره برگزار شوند. در این صورت محیط اتاق کنفرانس نباید فضایی خسته، بی‌روح و کسل‌کننده باشد. برای ایجاد جذابیت بیشتر از دیزاین دیوارها مثلاً نصب تابلوها و عکس‌های مناسب استفاده کنید و یا رنگ‌آمیزی با القای حس هیجان‌انگیز داشته باشید. البته نصب مانیتورهای بزرگ نیز ایده کارآمدی است تا افراد حاضر در جلسه را سرحال بیاورید. خصوصاً در زمان‌هایی مانند انتظار برگزاری جلسه تأثیری کاملاً مثبت در روحیه افراد دارد.
3) اتاقی کاملاً آکوستیک طراحی کنید
اتاق کنفرانس باید آکوستیک باشد. در غیر این صورت صدای سخنران در همهمه‌ی صداهای بیرون و حتی صداهای داخل خود جلسه گم می‌شود. دیوارها، کف و حتی سقف آکوستیک توانایی جذب صدا را دارند و از نفوذ صدای بیرون به محیط اتاق جلوگیری می‌کنند. به این ترتیب وقتی افرادی در حین برگزاری جلسه با یکدیگر صحبت مختصری دارند و یا وسیله‌ای را جابه‌جا می‌کنند، حجم صدا در محیط نمی‌پیچد و به خوبی هر کسی در جلسه از صدای رسای سخنران برخوردار است. از طرفی با هجوم بی‌وقفه صدای محیط بیرون دست در گریبان نیستیم و از همه مهم‌تر صحبت‌های داخل جلسه به محیط خارج از اتاق درز پیدا نمی‌کند.
4) از فضاهای باز در طراحی اتاق غافل نشوید
اتاق کنفرانس برای برگزاری جلسات میان تعداد افراد زیاد دایر هستند و قاعدتاً در آغاز و حین برگزاری و البته پایان جلسه همواره رفت‌وآمد زیادی در اتاق جریان دارد. از طرفی حین برگزاری جلسات طولانی افراد دائماً صندلی‌های خود را جابه‌جا می‌کنند و ممکن است بخواهند تا در فاصله‌ای دورتر از سطح میز کنفرانس باقی جلسه را سپری کنند. برای مدیریت بهتر جلسه به اتاق با فضای باز پیرامون میز کنفرانس نیاز دارید. در عین حال هر اندازه محیط کنفرانس خلوت‌تر و فضاها بازتر باشند، حس ناراحتی کمتری در افراد ایجاد می‌شود و روند جلسه مسیر بهتری را سپری می‌کند.
5) برای ورود بی‌وقفه نور طبیعی آماده باشید
در برگزاری جلسات به روشنایی مناسب اتاق کنفرانس نیاز دارید و بهترین تکنیک استفاده مناسب از نور طبیعی است. نور طبیعی همیشه حس خوبی را القا کرده و باعث سرحال تر شدن افراد حاضر در جلسه می‌شود. از طرفی محیط کنفرانس را به فضای پویاتری تبدیل می‌کند. هیچ کسی از ماندن در جلسه‌ای طولانی آن‌هم زیر لامپ‌های بی‌روح فلورسنت و LED لذت نمی‌برد. برای بهره‌مندی مفید از جلسات، حضور بی‌وقفه نور طبیعی در طراحی اتاق کنفرانس را جدی بگیرید. اما در ورود نور طبیعی دست به عصا باشید. مثلاً می‌توانید با نصب پرده‌های مناسب محیط اداری مقدار گردش نور طبیعی در اتاق را با توجه به ساعت برگزاری جلسه و زاویه تابش نور خورشید مدیریت کنید.
6) از نورپردازی مناسب در اتاق کنفرانس استفاده کنید
علاوه بر نور طبیعی به استفاده از انواع چراغ‌ها برای طراحی و تکمیل نورپردازی نیاز دارید. بسیاری از جلسات اداری در ساعات پایان روز برگزار می‌شوند و قطعاً نمی‌توانیم از نور طبیعی برای روشنایی کامل اتاق کنفرانس استفاده کنیم.
انتخاب لامپ‌ها، نوع و طرح چراغ‌ها، روش نصب آنها، تعداد چراغ‌ها و… در طراحی اتاق کنفرانس تأثیرگذار است. تأمین روشنایی استاندارد میز اداری اولین هدف ما برای نورپردازی سالن کنفرانس است؛ اما در مرحله‌های بعدی به هر چه زیباتر شدن محیط، روشنایی جذاب، روشنایی تأکیدی نیز توجه می‌کنیم.
7) اتاقی با قابلیت‌های انعطاف‌پذیر طراحی کنید
یک اتاق کنفرانس پویا و انعطاف‌پذیر طراحی کنید. مثلاً به جای نصب ثابت صفحه نمایش از صفحه نمایش‌های پایه دار با قابلیت جابه‌جا شدن ساده استفاده کنید و یا می‌توانید فرم طراحی میز کنفرانس را برای جابجایی ساده بخش‌ها و طراحی فرم‌های متفاوت به کار اندازید. حتی می‌توانید از پارتیشن‌ها برای تنوع و فضاسازی محیط کنفرانس استفاده کنید. خلاصه هر ایده برای بهره‌مندی از اتاق‌های پویا و انعطاف‌پذیر همیشه جذاب است.
8) مدرن باشید
برای طراحی اتاق کنفرانس دست به کار شوید و از امکانات مدرن مناسب تجهیز آنجا استفاده کنید. در حال حاضر طیف متنوعی از ابزارها، امکانات و قابلیت‌های مدرن برای تجهیز اتاق‌های کنفرانس ابداع و تولید شده است. پرده نمایش‌های مدرن از نوع سقفی، ویدیو پروژکتورها با امکانات متنوع کنترل نمایش اطلاعات، باکس رومیزی، سیستم‌های صوتی هوشمند و… همگی از تکنولوژی‌های مدرن در زمینه دکوراسیون اتاق کنفرانس هستند. البته توصیه می‌کنیم تا برای تجهیز اتاق به این ملزومات از کارشناسان و نصاب‌های حرفه‌ای استفاده کنید تا هر قابلیت متناسب با نوع محیط و در بهترین شرایط تدارک دیده شود.
تجهیزات اتاق کنفرانس چه هستند؟
اگر چه اتاق های کنفرانس یک محیط کاملاً اداری هستند؛ اما از الزاماتی کاملاً متفاوت از دیگر فضاهای اداری برخوردار هستند. اگر قرار باشد تا بی‌برنامه و از ملزومات دیگر فضاهای اداری در محیط چنین اتاقی استفاده کنید، قطعاً نمی‌توانید جلسات مناسبی را برگزار کنید. تجهیزات اتاق کنفرانس به قرار زیر هستند:
-
صندلی‌های کنفرانس
هیچ کارمندی قرار نیست تا برای مدت‌ها از صندلی‌های میز کنفرانس استفاده کند. بنابراین نیازی به استفاده از صندلی‌های شخصی سازی شده و یا کاملاً ارگونومیک ندارید. در عوض می‌توانید با صندلی‌های راحت، شبیه به هم با پشتی کوتاه برای نشستن مدیریت شده افراد در اتاق کنفرانس برنامه‌ریزی کنید.
-
نیمکت‌های کنفرانسی
نیمکت‌ها مکان‌هایی برای نشستن افراد در گوشه‌وکنار اتاق های کنفرانس هستند. معمولاً افرادی که باید در جلسه باشند؛ اما در فهرست مذاکره‌کنندگان اصلی قرار ندارند و یا به نوعی منشی جلسه محسوب می‌شوند، از این نیمکت‌ها استفاده می‌کنند.
-
میز کنفرانس
بدون تردید برای تکمیل تجهیز اتاق کنفرانس به میزی مناسب با ابعاد کافی، طراحی ساده اما کاملاً بزرگ و برجسته نیاز دارید. در عین حال ممکن است تا برای بخش‌های دیگری از اتاق مثلاً برای طراحی مکان استفاده مدیر و یا سخنران جلسه از میزهای دیگری نیز استفاده شود. الگوی طراحی میز کنفرانس نیز متفاوت است. برخی طرح مستطیل، بیضی و یا U شکل دارند.
-
تجهیزات مشارکتی
برای ارتباط مناسب افراد حاضر در جلسه به مجموعه کاملی از انواع تجهیزات مشارکتی مانند ویدیو کنفرانس، نمایشگرها، تخته وایت برد، سیستم‌های برنامه‌ریزی جلسه نیاز دارید.
اهمیت فضای خصوصی در طراحی اتاق کنفرانس
گویا با تیتر اشتباهی در مقاله‌ی طراحی اتاق کنفرانس روبرو شده‌اید!!! مگر می‌شود و یا لازم است تا در چنین اتاق‌هایی از فضای خصوصی هم صحبت کرد؟! بله؛ گاهی در برخی از اتاق‌های کنفرانس برای انجام برخی کارهای پشت پرده به چنین فضاهایی نیاز داریم. مثلاً صحبت کارمندان با یکدیگر و یا برای آماده‌سازی پذیرایی از مدعوین و یا مکانی در دسترس مدیر شرکت تا قبل از ورود به سالن از شرایط مناسب‌تری استفاده کنید. معمولاً از انواع پارتیشن‌ها و یا پرده‌ها برای جداسازی این چنین فضاهایی استفاده می‌شود تا محیط پشت پرده مناسب‌تری برای ارائه خدمات و آماده‌سازی افراد فراهم شود.
ایده هایی برای طراحی اتاق کنفرانس
سبک طراحی و استفاده از اتاق‌های کنفرانس برای برگزاری جلسات اداری تغییر کرده است. دیگر نمی‌توانیم و یا نمی‌خواهیم این اتاق‌ها را با ایده‌های سنتی و روش‌های برگزاری جلسات پیش پا افتاده برگزار کنیم. ما در دنیای مدرن برای ارتباطات مدرن به طراحی اتاق‌های کنفرانس مدرن نیاز داریم. مانند ایده ای زیر:
-
ایده اتاق کنفرانس باجه تلفنی
همه اتاق‌های کنفرانس برای برگزاری جلسات میان تعداد افراد زیادی نیستند. گاهی جلسات میان دو نفر مثلاً دو کارمند و یا مدیر و کارمندبرگزار می‌شود. به هر حال این جلسه دو نفری هم یک جلسه تمام عیار است و برای برگزاری آن به استانداردهای اتاق کنفرانس نیاز داریم. برای این منظور می‌توانیم از اتاق کوچک با جانمایی یک میز و دو صندلی ساده استفاده کنیم. درست عین باجه تلفن که در آن دو نفر رخ در رخ یکدیگر مذاکره می‌کنند.
-
ایده اتاق کنفرانس مرکزی
برخی اداره‌ها خصوصاً اداره‌هایی که از پلان باز برای فضاسازی استفاده می کنند، علاقه دارند تا از مکانی در مرکز محوریت اداره برای طراحی اتاق کنفرانس استفاده کنند. چنین اتاق‌هایی دسترسی سریع، ساده و عادی به تمامی پرسنل اداری و حتی مراجعین دارند. معمولاً چنین اتاق‌هایی با استفاده از پارتیشن‌های شیشه‌ای اما در استتار پرده‌هایی کرکره‌ای دایر می‌شوند.
-
اتاق کنفرانس با دسترسی ساده مدیر
همیشه یک پای جلسات، مدیران مجموعه هستند؛ اما قرار نیست تا شخص مدیر برای ورود به هر جلسه از کل محیط اداری عبور کند. معمولاً اتاق های کنفرانس را در هم‌جواری با اتاق مدیریت و دسترسی ساده و سریع شخص مدیر طراحی می‌کنند. حتی گاهی می‌توانیم از فضای موجود در اتاق مدیریت برای برگزاری جلسات استفاده کنیم. البته برای چنین هدفی لازم است تا نگرشی هوشمندانه برای قرار دادن بخش‌های مختلف اداری داشته باشیم.
ویدیو کنفرانس چیست؟ چه اهمیتی در طراحی اتاق کنفرانس دارد؟
وقتی برای طراحی مدرن سالن کنفرانس دست به کار شده‌اید و قصد دارید تا از جدیدترین روش‌های برگزاری جلسات در محیط اداری خود استفاده کنید، بدون تردید با پدیده ویدیو کنفرانس روبه‌رو می‌شوید. ویدئوکنفرانس تکنیکی برای برگزاری جلسات میان افراد در مکان‌های مختلف است به شکلی که ممکن است یک یا چند نفر از مدعوین بدون آنکه حضور فیزیکی داشته باشند و تنها بر پایه استفاده از اینترنت و قابلیت ویدئوکنفرانس در جریان جلسه قرار بگیرند.
در دنیای امروز و برای بهره‌مندی مفید از جلسات به قرار دادن تکنولوژی ویدیو کنفرانس در اتاق جلسات نیاز دارید؛ اما برای راه‌اندازی این قابلیت باید از تجهیزات متنوعی از قبیل دوربین‌ها، بلندگوها، میکروفون‌ها استفاده کنید. در عین حال چگونگی قرار دادن این تجهیزات برای راه‌اندازی اصولی ویدیو کنفرانس‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است.
باکس رومیزی چیست؟
برای طراحی مناسب فضاهای کنفرانس به شکلی که بتوانید جریان مناسبی از تعامل تمامی افراد داشته باشید، باید از تکنولوژی‌های نوین مانند باکس رومیزی استفاده کنید. این باکس‌ها را اصطلاحاً با عنوان پنل‌های VSP معرفی می‌کنند که مجموعه‌ای از انواع پورت‌های ارتباطی برای کاربرد هر یک از افراد حاضر در جلسه است.
تجسم کنید که افراد حاضر در جلسه بخواهند اطلاعاتی را با تمامی افراد دیگر به اشتراک بگذارند و یا اطلاعاتی را در صفحه نمایش اتاق جلسه نمایش دهند؛ اما این اطلاعات داخل گوشی و یا لپ‌تاپ است. در عین حال حتی ممکن است که هر یک از افراد جلسه نیاز به شارژ گوشی و یا لپ‌تاب داشته باشند. برای پیش بینی تمامی این نیازها انواع پنل USP (باکس رومیزی) طراحی شده است. این باکس معمولاً تاشو طراحی شده تا در سطح میز کنفرانس پنهان شود و در صورت نیاز، بخش پورت‌های آن در اختیار مدعوین جلسه قرار می‌گیرد. این باکس‌ها دارای پورت‌های ارتباطی متفاوتی هستند. اما عموماً دارای برق ۲۲۰ ولت، پورت USB، LAN، درگاه‌های استاندارد کامپیوتر و… هستند. برای بهره‌مندی از جلسات کارآمد در طراحی و ساخت اتاق کنفرانس به این باکس‌ها نیاز دارید.
جمع بندی طراحی و تجهیزاتاق کنفرانس
اتاق جلسات ماهیتی مستقل از دیگر فضاهای اداری دارد و قرار نیست تا برای طراحی اتاق کنفرانس با نگرشی از دیگر فضاهای اداری حاضر شوید. در عین حال نباید در چیدمان این فضا به المان‌های بی‌شمار محیطی توجه کنیم. بهترین اتاق‌ها فضایی باز با تعداد صندلی کافی و میزی در ابعاد مناسب و قابلیت‌ها و امکانات مدرن برای ارتباط همگی مدعوین با یکدیگر دارند. برای تجهیز اتاق کنفرانس از ایده تا اجرا می‌توانید از خدمات گروه فرلی دیزاین استفاده کنید.
